Digitales Vertragsmanagement: Wettbewerbsvorteile durch smarte Prozesse

Suzanne van der Cruysse

Willkommen zum DMS-Podcast. Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie. Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, beleuchten wir heute, wie digitales Vertragsmanagement konkrete Wettbewerbsvorteile schafft und wie sich Lösungen auf Basis eines Dokumentenmanagementsystems in der Praxis bewähren.

Markus Höllriegel

Hallo und herzlich willkommen. Ich bin Markus Höllriegel und freue mich, dass Sie dabei sind. Ich freue mich auch, dass ich heute wieder Sophia Brandenburg als Gesprächspartnerin habe.

Sophia Brandenburg

Danke Markus. Auch von mir ein herzliches Hallo aus meinem Berliner Homeoffice. Heute sprechen wir über ein Thema, das in vielen mittelständischen Unternehmen noch immer mit Papierordnern und Excel-Listen bewältigt wird – obwohl es direkten Einfluss auf Liquidität, Compliance und Wettbewerbsfähigkeit hat.

Markus Höllriegel

Sophia, ich war vor zwei Wochen bei einem Lebensmittelhersteller im Allgäu. Mittelständisches Familienunternehmen, hundertfünfzig Mitarbeiter, beliefern den Handel und die Gastronomie. Die kaufmännische Leiterin erzählte mir von einem Vorfall, der mich wirklich nachdenklich gemacht hat.

Sophia Brandenburg

Lass mal hören.

Markus Höllriegel

Sie hatten einen Rahmenvertrag mit einem Verpackungslieferanten – Kartonagen, Etiketten, Folien für ihre Produktlinien. Der Vertrag hatte sich automatisch verlängert, und zwar mit einer Preisanpassungsklausel von zwölf Prozent, gekoppelt an einen Papierpreisindex. Das sind bei achtzigtausend Euro Jahresvolumen knapp zehntausend Euro zusätzliche Kosten. Bei rechtzeitigen Preisverhandlungen mit dem Lieferanten hätte man Einiges sparen können. Die Kündigungsfrist lag bei sechs Monaten zum Jahresende, aber der zuständige Mitarbeiter war krank und niemand sonst hatte das auf dem Schirm.

Sophia Brandenburg

Das ist leider kein Einzelfall. Dieses sogenannte Evergreening – automatische Vertragsverlängerungen mit Preisanpassungsklauseln – findet man in fast allen Branchen. Bei Wartungsverträgen, Leasingverträgen, Nutzungslizenzen, Versicherungen. Und die Kosten summieren sich.

Markus Höllriegel

Was mich besonders überrascht hat: Die hatten den Vertrag ordentlich abgelegt, in einem Aktenordner im Einkauf. Aber wirklich niemand hatte die Frist im Blick und schon gar nicht die Papierpreisindexklausel.

Sophia Brandenburg

Genau da liegt das Problem. Verträge werden als statische Dokumente behandelt. Man verhandelt, unterschreibt, legt ab – und vergisst sie dann. Dabei sind Verträge lebendige Dokumente mit Laufzeiten, Fristen, Optionen, Verpflichtungen. Sie brauchen aktives Management über ihren gesamten Lebenszyklus. Der beginnt mit der Vertragsanbahnung – also der Frage, was will ich erreichen, welche Rahmenbedingungen brauche ich. Dann kommt die Erstellung, oft aus Vorlagen. Danach die Verhandlung, bei der der Entwurf aus dem Dokumentenmanagementsystem heraus mehrfach überarbeitet wird – jede Version wird dabei automatisch erhalten. Anschließend kommt über einen digitalen Workflow die interne Prüfung und Freigabe, typischerweise durch die Rechtsabteilung oder die Geschäftsführung. Dann erfolgt automatisch der e-Mail-Versand über eine Schnittstelle des Dokumentenmanagementsystems zu einem Trust-Center, wie DocuSign, zur Unterzeichnung direkt digital mit elektronischer Signatur. Und jetzt beginnt die längste und wichtigste Phase: die aktive Verwaltung über die gesamte Vertragslaufzeit mit Fristenkontrolle, Überwachung von Verpflichtungen und Controlling. Am Ende steht entweder die Verlängerung – dann beginnt ein neuer Zyklus – oder – der Vertrag wird gekündigt beziehungsweise läuft aus und bleibt revisionssicher archiviert bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.

Markus Höllriegel

Ich hatte gerade das Beispiel eines Lebensmittelherstellers. Welche besonderen Herausforderungen haben die sonst noch beim Vertragsmanagement?

Sophia Brandenburg

In der Lebensmittelindustrie hast du extrem viele verschiedene Vertragstypen gleichzeitig. Lieferverträge mit Landwirten, oft mit saisonalen Preisgleitklauseln. Abnahmeverträge mit dem Handel, die Mindestmengen, Lieferfristen und Konventionalstrafen bei Verspätungen enthalten. Dann Qualitätssicherungsvereinbarungen, Zertifizierungsverträge für Bio oder andere Labels, Transportverträge mit Kühlketten-Anforderungen. Dazu kommen hygienerechtliche Auflagen, die dokumentiert werden müssen.

Markus Höllriegel

Das klingt nach einem komplexen Geflecht.

Sophia Brandenburg

Ist es auch. Und jetzt stell dir vor, ein Lieferant kann eine Charge nicht liefern. Du musst schnell wissen: Habe ich eine Ersatzlieferklausel? Welche Fristen gelten? Gibt es alternative Lieferanten, mit denen ich Rahmenverträge habe? Ohne digitales System durchsuchst du Ordner und E-Mails, während der Produktion der Stillstand droht.

Markus Höllriegel

Der Lebensmittelbereich ist ein ganz besonderer, im Gegensatz dazu: Im Maschinenbau sind die Vertragsarten wieder ganz andere. Da haben wir ja oft Projektgeschäft mit langfristigen Lieferketten.

Sophia Brandenburg

Genau. Maschinenbauer haben häufig komplexe Werkverträge mit gestaffelten Zahlungszielen nach Projektfortschritt. Da gibt es Meilensteine, Abnahmeprotokolle, Gewährleistungsfristen, die oft zwei oder fünf Jahre betragen. Bei internationalen Lieferanten kommen noch unterschiedliche Rechtsordnungen und Währungsklauseln hinzu. Und wenn du Sondermaschinen baust, hast du Rahmenverträge mit Zulieferern, bei denen bestimmte Abnahmemengen Boni auslösen.

Markus Höllriegel

Diese Boni sind ein gutes Beispiel für Geld, das auf dem Tisch liegen bleibt, wenn man den Überblick verliert.

Sophia Brandenburg

Absolut. Ich kenne einen Werkzeugmaschinenhersteller, der hat nach Einführung eines Vertragsmanagement-Systems festgestellt, dass er bei drei verschiedenen Zulieferern jeweils kurz vor der Schwelle für einen Mengenrabatt stand. Durch gezielte Bündelung konnte er im Folgejahr über hunderttausend Euro einsparen.

Markus Höllriegel

Lass uns auch noch kurz auf Energieunternehmen eingehen. Die haben ja besonders strenge Compliance-Anforderungen.

Sophia Brandenburg

Energieunternehmen arbeiten in einem hochregulierten Umfeld. Da hast du Netznutzungsverträge, Einspeiseverträge mit Betreibern erneuerbarer Energien, Konzessionsverträge mit Kommunen, die oft über Jahrzehnte laufen. Ein Haushalt kann allein auf fünf Verträge mit seinem Stromversorger kommen. Dazu kommen Lieferverträge für Gas und Strom mit komplexen Preisformeln, die an Börsenpreise gekoppelt sind. All das muss lückenlos dokumentiert sein, weil die Bundesnetzagentur jederzeit Nachweise verlangen kann.Wasser- und Abwasserbetriebe oder -verbände haben teils ähnliche Strukturen – Konzessionsverträge mit Gemeinden, Betreiberverträge für Kläranlagen, Wartungsverträge für Infrastruktur, die revisionssicher archiviert werden müssen. Plus Umweltauflagen, die in den Verträgen abgebildet werden. Das sind oft öffentlich-rechtliche Verträge mit sehr langen Laufzeiten und Aufbewahrungsfristen.

Markus Höllriegel

Wenn ich das richtig verstehe, geht es nicht nur um verpasste Kündigungsfristen. Die Probleme sind vielschichtiger.

Sophia Brandenburg

Richtig. Lass uns das systematisch aufdröseln. Erstens: Direkte finanzielle Verluste durch Evergreening, verpasste Boni, nicht genutzte Kündigungsoptionen. Zweitens: Zeitverluste durch manuelle Prozesse. Eine Forrester-Studie zeigt: Fünfzig Prozent der Juristen klagen über Ineffizienzen, weil Vertragsdaten noch manuell übertragen werden – Namen, Adressen, Konditionen werden aus E-Mails oder alten Verträgen händisch in neue Dokumente übertragen. Zweiundsechzig Prozent müssen Verträge regelmäßig wegen Fehlern überarbeiten – Tippfehler, falsche Zahlen, veraltete Klauseln. Das sind Stunden und Tage, die durch fehlendes digitales Vertragsmanagement verloren gehen.

Markus Höllriegel

Gibt es Zahlen, wie viel Unternehmen durch schlechtes Vertragsmanagement verlieren?

Sophia Brandenburg

Die Potenziale sind beachtlich. Untersuchungen zeigen, dass sich der Zeitaufwand für die Vertragserstellung um bis zu neunzig Prozent reduzieren lässt. Fehler gehen durch standardisierte Prozesse um fünfundachtzig Prozent zurück. Verträge werden bis zu achtzig Prozent schneller abgeschlossen. Und die Forrester-Studie, die wir vorhin erwähnt haben, zeigt ja, dass die Hälfte aller Juristen über massive Ineffizienzen durch manuelle Prozesse klagt. Wenn man diese Zeitverluste, Fehlerkosten und verpassten Chancen zusammenrechnet, sprechen wir von erheblichen Summen, die Unternehmen ohne professionelles Vertragsmanagement Jahr für Jahr verschenken.

Markus Höllriegel

Gut, das Problem ist klar. Aber was ist die Lösung? Digitales Vertragsmanagement ist ja etwas ganz anderes als PDFs auf einem Server zu speichern.

Sophia Brandenburg

Viel mehr. Digitales Vertragsmanagement bedeutet, den gesamten Vertragszyklus zu digitalisieren, zu automatisieren und transparent zu machen. Von der Erstellung über die Verhandlung und Signatur bis zur Verwaltung, Archivierung und zum Controlling. Das Ziel ist ein durchgängiger Prozess ohne Medienbrüche.

Markus Höllriegel

Lass uns das konkret durchgehen. Wo fängt man an?

Sophia Brandenburg

Am Anfang steht die Vertragserstellung mit Vorlagen. Das System stellt für jede Vertragsart – Kaufvertrag, Dienstleistungsvertrag, Mietvertrag, Rahmenvertrag – vordefinierte Vorlagen bereit. Diese Vorlagen enthalten alle rechtlich geprüften Standardklauseln, die von der Rechtsabteilung oder einem Vertragsanwalt einmal abgenommen und im System hinterlegt wurden.

Markus Höllriegel

Konkret bedeutet das?

Sophia Brandenburg

Ein Mitarbeiter im Einkauf muss beispielsweise einen Liefervertrag erstellen. Er wählt im System die Vorlage „Liefervertrag Rohstoffe" aus. Das System befüllt automatisch Standardklauseln – Lieferbedingungen, Zahlungsziele, Gewährleistung, Haftung. Die konkreten Daten wie Lieferantennamen, Mengen, Preise werden zum Beispiel aus dem ERP-System übernommen. In fünfzehn Minuten steht der Vertragsentwurf.

Markus Höllriegel

Vorher hat das wie lange gedauert?

Sophia Brandenburg

Ohne System oft zwei bis drei Stunden. Du musstest einen alten Vertrag suchen, Namen und Zahlen ändern, prüfen, ob alle Klauseln aktuell sind. Studien zeigen, dass sich der Zeitaufwand für die Vertragserstellung durch Vorlagen um bis zu neunzig Prozent reduzieren lässt.

Markus Höllriegel

Aber nicht jeder Vertrag ist Standard. Was ist mit Sonderkonditionen oder individuellen Klauseln?

Sophia Brandenburg

Dafür gibt es bedingte Regeln. Wenn es um Individualverträge geht oder wenn ein Vertragspartner einen eigenen Vertragsentwurf vorlegt, der von deinen Standards abweicht, markiert das System das automatisch und leitet es zur Prüfung weiter – etwa an die Rechtsabteilung oder die Geschäftsführung, je nach Workflow. So behältst du Flexibilität ohne Kontrollverlust.

Markus Höllriegel

Wenn der Vertrag fertig ist, kommt ja die Unterzeichnung. Da höre ich oft Bedenken: Ist eine digitale Signatur überhaupt rechtssicher?

Sophia Brandenburg

Vollkommen rechtssicher. Die eIDAS-Verordnung regelt das EU-weit seit 2016. Es gibt drei Arten elektronischer Signaturen: die einfache, die fortgeschrittene und die qualifizierte elektronische Signatur. Für die allermeisten Geschäftsvorgänge reicht die fortgeschrittene elektronische Signatur völlig aus.

Markus Höllriegel

Wann brauche ich welche Signatur?

Sophia Brandenburg

Die einfache Signatur – etwa ein eingescannter Namenszug – reicht für unkritische interne Dokumente. Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt höhere Sicherheitsanforderungen und ist für Handelsverträge, Dienstleistungsverträge, Arbeitsverträge, Mietverträge rechtlich bindend. Die qualifizierte elektronische Signatur brauchen Sie nur für Verträge, die gesetzlich eine besondere Form erfordern, etwa bei Grundstücksgeschäften oder notariellen Beurkundungen.

Markus Höllriegel

Wie läuft das praktisch ab?

Sophia Brandenburg

Ein Workflow bereitet den Vertrag vor, nimmt über eine Schnittstelle Kontakt zu einem Trustcenter wie DocuSign auf und übergibt das Dokument. DocuSign lädt die Vertragspartner per E-Mail ein. Die können dann auf jedem Gerät – PC, Tablet, Smartphone – den Vertrag prüfen und mit wenigen Klicks digital unterschreiben. DocuSign protokolliert jeden Schritt: Wer hat wann was unterschrieben, von welcher IP-Adresse, mit welchem Gerät. Nach der Unterschrift von den Vertragsparteien wird allen ein digital signiertes Exemplar übersandt und der Workflow übernimmt wieder die Kontrolle über das Dokument. Dieses digitale Verfahren ist revisionssicher und erfüllt alle rechtlichen Anforderungen.

Markus Höllriegel

Das beschleunigt den Prozess erheblich, nehme ich an.

Sophia Brandenburg

Massiv. Statt Verträge auszudrucken, per Post zu verschicken, auf Rücksendung zu warten – was Tage oder Wochen dauern kann – hast du die Signatur oft binnen Stunden, manchmal sogar noch während eines Telefongespräches. Studien zeigen, dass Verträge mit elektronischer Signatur bis zu achtzig Prozent schneller abgeschlossen werden.

Markus Höllriegel

Kommen wir zum Herzstück: die Verwaltung während der Vertragslaufzeit. Wie funktioniert die automatische Fristenkontrolle?

Sophia Brandenburg

Dem Vertrag werden bei der Ablage alle relevanten Daten mitgegeben: Vertragsbeginn, Laufzeit, Kündigungsfrist, Verlängerungsoptionen, Vorfrist und so weiter. Diese Daten bilden die Basis für das Vertragsmanagement.

Markus Höllriegel

Und dann werden automatisch Erinnerungen verschickt?

Sophia Brandenburg

Genau, und zwar vertragsartspezifisch. Ein befristeter Vertrag wird anders behandelt als ein sich automatisch verlängernder Vertrag. Nehmen wir einen Mietvertrag mit drei Monaten Kündigungsfrist. Das System schickt vier Monate vorher eine erste Erinnerung an den zuständigen Mitarbeiter: „Bitte prüfen, ob Kündigung oder Verlängerung gewünscht ist." Wenn nichts passiert, kommt zwei Wochen später eine Eskalation an den Vorgesetzten, wenn dies gewünscht ist. Und wenn der verantwortliche Mitarbeiter krank ist, greift eine Vertreterregelung.

Markus Höllriegel

Das verhindert dann genau die Situation mit dem Rahmenvertrag beim Lebensmittelhersteller.

Sophia Brandenburg

Richtig. Und es geht noch weiter. Bei Verträgen mit Preisanpassungsklauseln bekommst du rechtzeitig Bescheid, kannst nachverhandeln oder Alternativangebote einholen. Bei Verträgen mit Bonusregelungen – etwa Mengenrabatte bei bestimmten Abnahmemengen – zeigt dir das System auf einen Blick, wo du stehst und ob sich eine zusätzliche Bestellung noch lohnt, sofern eine entsprechende Kopplung mit dem ERP-System eingerichtet ist.

Markus Höllriegel

Gerade in der Lebensmittelindustrie mit saisonalen Schwankungen stelle ich mir das wertvoll vor.

Sophia Brandenburg

Sehr wertvoll. Wenn du weißt, dass du bei einem Verpackungslieferanten bei zehntausend Einheiten fünf Prozent Rabatt bekommst und du bei neuntausendfünfhundert stehst, kannst du gezielt disponieren. Mit analoger Arbeitsweise hättest du das gar nicht im Blick.

Markus Höllriegel

Ein Punkt, der in der Praxis oft unterschätzt wird, ist die Suche nach Verträgen. Wie löst ein digitales Vertragsmanagement das?

Sophia Brandenburg

Durch eine leistungsfähige Volltextsuche in einem zentralen Repository. Alle Verträge und zugehörigen Dokumente – Angebote, E-Mails, Nachträge, Rechnungen – liegen an einem Ort. Du kannst nicht nur nach Vertragspartner, Vertragsnummer oder Datum suchen, sondern auch nach Inhalten.

Markus Höllriegel

Ein konkretes Beispiel?

Sophia Brandenburg

Nehmen wir an, ein Einkaufsleiter fragt sich: „Mit welchen Lieferanten haben wir eigentlich Preisgleitklauseln vereinbart?" In einem papierbasierten System müsstest er jeden Liefervertrag einzeln durcharbeiten – das können bei einem Maschinenbauer hundert oder mehr sein. Mit Volltextsuche gibst du „Preisgleitklausel" ein und bekommst in Sekunden alle relevanten Verträge angezeigt. Oder ein anderes Szenario: Für einen Auftrag brauchst du einen speziellen Infrarot-Detektor. Der Entwickler weiß, dass der gleiche Detektor vor zwei Jahren schon mal beschafft wurde, er weiß aber nicht mehr den Lieferanten. Mit der Volltextsuche nach der Detektorbezeichnung findet man den Lieferanten sofort per Mausklick.

Markus Höllriegel

Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch strategische Analysen.

Sophia Brandenburg

Absolut. Du kannst beispielsweise alle Verträge einer bestimmten Warengruppe vergleichen und sehen, wo du die besten Konditionen hast. Oder du filterst alle Verträge, die in den nächsten sechs Monaten auslaufen, und planst deine Nachverhandlungen systematisch. Und du kannst dir das sogar grafisch ansehen.

Markus Höllriegel

Sophia – anderes Thema: Wie stellt man sicher, dass nur die richtigen Leute Zugriff haben?

Sophia Brandenburg

Durch ein granulares Berechtigungskonzept. Jeder Mitarbeiter sieht nur die Verträge und Informationen, die er für seine Arbeit braucht. Der Einkauf hat Zugriff auf Lieferantenverträge, der Vertrieb auf Kundenverträge, die Personalabteilung auf Arbeitsverträge. Die Geschäftsführung kann alles sehen. Man kann die Zugriffsrechte aber auch nach Verantwortlichkeiten steuern, so dass es beispielsweise einen Dokument Owner gibt. Es gibt viele Gestaltungsmöglichkeiten.

Markus Höllriegel

Und wie sieht es mit Datenschutz aus?

Sophia Brandenburg

DSGVO-Konformität ist Pflicht. Das bedeutet: Verschlüsselung aller Daten, sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung. Vollständige Protokollierung aller Zugriffe – wer hat wann welchen Vertrag geöffnet oder geändert. Automatische Löschung personenbezogener Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Und bei der Cloud Speicherung idealerweise in europäischen Rechenzentren, die EU-Datenschutzstandards erfüllen.

Markus Höllriegel

Das ist besonders wichtig bei Arbeitsverträgen oder Verträgen mit Personenbezug.

Sophia Brandenburg

Genau. Ein Arbeitsvertrag darf nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nur so lange aufbewahrt werden, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist – in der Regel zehn Jahre für steuerliche Belange. Danach muss er gelöscht werden. Ein gutes Vertragsmanagement-System macht das automatisch, du musst nicht manuell nachhalten.

Markus Höllriegel

Sophia, das klingt alles sehr überzeugend. Aber jetzt die entscheidende Frage: Wie fängt man an? Viele Unternehmer haben Bedenken wegen Aufwand und Kosten.

Sophia Brandenburg

Die Bedenken sind mir bekannt, aber digitales Vertragsmanagement ist heute für Unternehmen jeder Größe zugänglich. Du stellst dir grundlegende Fragen: Wo liegen unsere größten Schmerzpunkte? Verpassen wir häufig Fristen? Dauert die Vertragssuche zu lange? Haben wir Compliance-Anforderungen, die wir aktuell nicht erfüllen? Daraus leitest du konkrete Ziele ab: Wir wollen die Zeit für Vertragserstellung halbieren. Wir wollen null verpasste Kündigungsfristen. Wir wollen alle Verträge binnen dreißig Sekunden finden.

Markus Höllriegel

Also messbare Ziele definieren.

Sophia Brandenburg

Genau. Und dann holst du alle relevanten Abteilungen an den Tisch. Der Einkauf hat andere Anforderungen als der Vertrieb, die Vertriebsabteilung andere als die Buchhaltung. Alle Perspektiven müssen berücksichtigt werden, damit das System später auch genutzt wird.

Markus Höllriegel

Und Phase zwei?

Sophia Brandenburg

Die Auswahl des Vertragsmanagementsystems. Dabei solltest du auf sieben Kriterien achten. Erstens: Benutzerfreundlichkeit. Wenn das System kompliziert ist, wird es nicht genutzt. Zweitens: Integrationsfähigkeit. Lässt sich das System an dein ERP, dein CRM, deine E-Mail anbinden? Drittens: Skalierbarkeit. Kann das System mit deinem Unternehmen wachsen? Viertens: DSGVO-Konformität und Sicherheit. Fünftens: die Erfahrung Deines Anbieters, wie lange ist er schon im Bereich Dokumenten- und Workflowmanagement tätig? Sechstens: Projektsicherheit. Hat der Anbieter eine Best Practise Lösung? und Siebtens: Investitionssicherheit. Hat der Hersteller der Software eine Unternehmensgröße, die sicherstellt, dass es das Unternehmen in dreißig Jahren auch noch gibt?

Markus Höllriegel

Ich kann mit dem Vertragsmanagementsystem ein Cloud System oder ein lokal installiertes wählen – spielt das eine Rolle?

Sophia Brandenburg

Hängt von deinen Anforderungen ab. Cloud-Lösungen haben den Vorteil, dass du schneller startest und keine eigene IT-Infrastruktur brauchst. Der Anbieter kümmert sich um Updates, Backups, Sicherheit. On-Premise-Lösungen bieten mehr Kontrolle über die Daten, bieten manchmal besserer Integrationsmöglichkeiten, weil der Datenbankzugriff möglich ist, funktionieren auch bei Internetausfall, erfordern aber mehr IT-Ressourcen und höhere Anfangsinvestitionen. Ortsunabhängig arbeiten und flexibel skalieren kannst Du mit beiden Varianten.

Markus Höllriegel

Würdest Du für die meisten Mittelständler die Cloud empfehlen?

Sophia Brandenburg

Kann ich so nicht sagen. Einfluss auf die Entscheidung haben sicher die Geschwindigkeit der Internetanbindung und auf jeden Fall die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens. Wenn man zum Beispiel die Best Practice Lösung der DMS GmbH mit DocuWare nimmt: die ist identisch in der Cloud und bei der lokalen Installation von DocuWare. Der Anwender merkt es gar nicht ob Cloud oder nicht, es ist einhundert Prozent identisch. Wenn nicht Integrationserfordernisse z.B. ein altes Navision System mit DocuWare integrieren eine On Premise Lösung erforderlich machen ist es für den Projekterfolg egal, wie man sich entscheidet. Wichtig ist, dass Dein externer Projektpartner eine weitgehend einsetzbare Lösung mitbringt und eine langjährige Projekterfahrung hat. Das digitale Vertragsmanagementsystem ist dann in einer relativ kurzen Zeit betriebsbereit und du suchst dir einen überschaubaren Bereich aus – etwa alle Mietverträge oder alle Lieferverträge einer Warengruppe – und testest das System in der Praxis. Du legst die Verträge an, testest die Fristenkontrolle. Nach ein, zwei Monaten holst du Feedback ein: Was funktioniert gut? Wo hakt es? Was muss angepasst werden?

Markus Höllriegel

Also klein anfangen und lernen, bevor man alles umstellt.

Sophia Brandenburg

Genau. Und dann kommt die nächste Phase: die Migration der Altverträge. Das ist oft der aufwendigste Teil. Du hast vielleicht hunderte oder tausende Papierverträge, die digitalisiert werden müssen.

Markus Höllriegel

Wie geht man das an?

Sophia Brandenburg

Es gibt verschiedene Strategien. Strategie eins: Big Bang – du scannst alle Verträge auf einmal, lässt sie per OCR auslesen, extrahierst die Metadaten und legst sie im System an, das geht auch über einen Scan Dienstleister. Das ist aufwendig, aber danach bist du durch. Strategie zwei: Schrittweise – du digitalisierst nur aktive Verträge und nimmst neue Verträge hinzu, sobald sie ohnehin bearbeitet werden. Das ist weniger aufwendig, aber du hast länger ein Hybridsystem.

Sophia Brandenburg

DocuWare kann auch mit KI-gestützter Datenextraktion unterstützen. Künstliche Intelligenz liest den Vertrag, erkennt automatisch Vertragspartner, Laufzeiten, Kündigungsfristen und trägt die Daten in die richtigen Felder ein. Das reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

Markus Höllriegel

KI im Vertragsmanagement – das ist ja spannend. Was kann KI noch leisten?

Sophia Brandenburg

KI kann Verträge analysieren und Risiken identifizieren. Sie erkennt unübliche Klauseln, warnt vor ungünstigen Bedingungen, vergleicht Verträge unterschiedlicher Lieferanten und zeigt Abweichungen auf. Sie kann auch historische Vertragsdaten auswerten und Empfehlungen geben: „Bei diesem Lieferanten hatten wir in der Vergangenheit dreimal Lieferprobleme, vielleicht sollten wir kritische Lieferungen diversifizieren." Da muss man aber aufpassen, wohin die Daten gehen, die ich der KI anvertraue. Am Besten sind Lösungen für solche Aufgaben, die lokal installiert werden oder bei denen eindeutig feststeht, wo die Daten gespeichert werden und wie diese verwendet werden.

Markus Höllriegel

Das wird in Zukunft immer wichtiger werden.

Sophia Brandenburg

Definitiv. Aber nun zur Einführung. Die letzte Phase sind die Schulungen. Das ist erfolgskritisch. Die beste Software nützt nichts, wenn sie keiner nutzt. Hier hebt sich DocuWare deutlich ab. Die Usability von DocuWare ist so gut, dass meistens zwei Stunden Schulung ausreichen.

Markus Höllriegel

Lass uns über die wirtschaftliche Seite sprechen. Was kostet digitales Vertragsmanagement?

Sophia Brandenburg

Die Kosten hängen von Unternehmensgröße, Anzahl der Nutzer und Funktionsumfang ab. Viele Anbieter arbeiten mit monatlichen Abonnements in der Cloud. Für kleinere Unternehmen startest du bei einigen hundert Euro pro Monat. Bei mittelständischen Unternehmen mit zwanzig bis fünfzig Nutzern liegt man oft bei fünfzig Euro pro Anwender monatlich. Damit sich das System rechnet, reicht es, wenn jeder Anwender sich pro Tag ca. fünf Minuten Zeit spart.

Markus Höllriegel

Dazu kommen einmalige Kosten für Einführung und Migration.

Sophia Brandenburg

Richtig, die sind individuell. Aber zum Beispiel die DMS GmbH hat Paketpreise. Wie schon gesagt, wenn du die Einsparungen an Personalzeit dagegen rechnest, amortisiert sich die Investition schnell.

Markus Höllriegel

Die Rechnung geht also auf.

Sophia Brandenburg

Und das sind nur die direkt messbaren Einsparungen. Dazu kommen weiche Faktoren: reduzierte Compliance-Risiken, schnellere Vertragsabschlüsse, bessere Verhandlungspositionen durch datenbasierte Analysen, höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch Wegfall lästiger Routineaufgaben.

Markus Höllriegel

Am Ende ist es eine Investition in Wettbewerbsfähigkeit.

Sophia Brandenburg

Richtig. Die Wettbewerber digitalisieren ihre Prozesse, werden schneller und effizienter. Wenn du nicht mitziehst, fällst du zurück. Und in der heutigen Zeit, wo Margen unter Druck stehen und jedes Prozent Kostenersparnis zählt, kann das den Unterschied machen.

Markus Höllriegel

Ein Aspekt, den wir noch nicht besprochen haben: Formularverträge. Wie spielen die ins digitale Vertragsmanagement rein?

Sophia Brandenburg

Formularverträge sind ein Effizienzturbo, gerade für wiederkehrende Geschäftsvorgänge. Stell dir vor, ein Lebensmittelgroßhändler hat hundert Einzelhändler als Kunden, mit denen er ähnliche Lieferverträge abschließt. Statt jeden Vertrag von Grund auf neu zu erstellen, nutzt er einen Formularvertrag mit Standardklauseln.

Markus Höllriegel

Das spart Zeit, aber ist rechtlich sicher?

Sophia Brandenburg

Wenn die Formulare von der Rechtsabteilung oder einem Vertragsanwalt geprüft und freigegeben sind, ja. Das System nutzt diese vorgeprüften Bausteine und befüllt nur die variablen Felder – Kunde, Liefermenge, Preis, Lieferzeitpunkt. Die rechtlich kritischen Klauseln wie Haftung, Gewährleistung, Eigentumsvorbehalt bleiben standardisiert und damit sicher.

Markus Höllriegel

Und wenn der Kunde Änderungen möchte?

Sophia Brandenburg

Dann greift die bedingte Regelprüfung. Jede Abweichung vom Standardformular wird markiert und muss freigegeben werden. So behältst du Kontrolle, ohne Flexibilität zu verlieren. Formularverträge sind besonders wertvoll im B2B-Bereich – Rahmenverträge mit Abrufoptionen, Wartungsverträge, Auftragsverarbeitungsverträge, Leasingverträge, Standarddienstleistungsverträge. Sie beschleunigen nicht nur die Erstellung, sondern erhöhen auch die Rechtssicherheit, weil sie einheitlich und geprüft sind.

Markus Höllriegel

Ein letzter wichtiger Punkt: die Archivierung nach Vertragsende. Was muss man beachten?

Sophia Brandenburg

Die revisionssichere Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben und muss mehrere Anforderungen erfüllen. Ein archivierter Vertrag darf nicht mehr verändert werden können. Jede Änderung muss als neue Version vollständig gespeichert werden.

Markus Höllriegel

Wie wird das technisch sichergestellt?

Sophia Brandenburg

Durch einen Hashcode. Das Dokumentenmanagement System erstellt beim Archivieren einen digitalen Fingerabdruck des Dokuments. Dieser Fingerabdruck wird bei jedem Dokumentenaufruf wieder erstellt und mit dem Original verglichen. Jede spätere Veränderung würde diesen Fingerabdruck ändern und das wäre sofort erkennbar. Außerdem werden alle Zugriffe protokolliert: Wer hat wann welches Dokument geöffnet oder heruntergeladen.

Markus Höllriegel

Und die Aufbewahrungsfristen?

Sophia Brandenburg

Die variieren je nach Vertragsart. Handelsrechtlich relevante Verträge müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Arbeitsverträge und Personalakten ebenfalls zehn Jahre nach Beendigung. Steuerunterlagen zehn Jahre. Aber es gibt auch kürzere Fristen – etwa bei Datenschutz nach DSGVO, wo personenbezogene Daten gelöscht werden müssen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Sophia Brandenburg

Ein gutes Vertragsmanagement-System verwaltet das automatisch. Beim Anlegen des Vertrags wird die Aufbewahrungsfrist hinterlegt. Nach Ablauf erinnert das System entweder an die notwendige Löschung oder löscht automatisch – je nach Konfiguration.

Markus Höllriegel

Das ist besonders wichtig bei gemischten Verträgen, die sowohl Geschäftsinhalte als auch Personenbezug haben.

Sophia Brandenburg

Genau. Und bei Audits durch Finanzbehörden oder Datenschutzbehörden kannst du nachweisen, dass du alle Vorgaben einhältst. Das schützt vor Bußgeldern und gibt Rechtssicherheit.

Markus Höllriegel

Sophia, zum Abschluss: Wo geht die Reise hin? Was sind die Trends im Vertragsmanagement?

Sophia Brandenburg

Der größte Trend ist der Einsatz von Künstlicher Intelligenz über die reine Datenextraktion hinaus. KI wird Verträge nicht nur analysieren, sondern auch strategische Empfehlungen geben. Sie wird Muster erkennen: „Lieferant A erfüllt Liefertermine zu achtundneunzig Prozent, Lieferant B nur zu dreiundachtzig Prozent – vielleicht sollten wir kritische Bauteile bei A bestellen."

Markus Höllriegel

Predictive Analytics für Verträge.

Sophia Brandenburg

Genau. Die KI wird auch Vertragsklauseln semantisch verstehen und automatisch Risiken bewerten. Sie erkennt, wenn eine Haftungsklausel ungewöhnlich zugunsten des Lieferanten formuliert ist, oder wenn Kündigungsfristen branchenunüblich lang sind.

Sophia Brandenburg

Ein weiterer Trend ist die noch stärkere Integration in die gesamte Systemlandschaft. Das Vertragsmanagement-System spricht automatisch mit ERP, CRM, Buchhaltung, Projektmanagement. Wenn ein Vertrag abgeschlossen wird, wird automatisch ein Kreditorenstamm im ERP angelegt, ein Projekt im Projektmanagement-Tool erstellt, eine Zahlungsplanung in der Buchhaltung hinterlegt. Komplett durchgängige Prozesse ohne manuelle Eingriffe. Und Blockchain-Technologie für Smart Contracts – Verträge, die sich selbst ausführen. Wenn eine Bedingung erfüllt ist – etwa eine Lieferung bestätigt wurde – wird automatisch die Zahlung ausgelöst. Das ist noch Zukunftsmusik für viele Bereiche, aber in manchen Branchen schon Realität.

Markus Höllriegel

Das klingt nach einer spannenden Zukunft. Aber der erste Schritt ist, überhaupt anzufangen.

Sophia Brandenburg

Richtig. Und dieser Schritt ist heute leichter denn je. Die Technologie ist reif, die Lösungen sind bezahlbar, die Vorteile sind messbar. Wer jetzt noch zögert, verschenkt Potenzial und fällt gegenüber dem Wettbewerb zurück.

Markus Höllriegel

Lass uns zum Abschluss die wichtigsten Punkte zusammenfassen. Was sollten unsere Hörerinnen und Hörer mitnehmen?

Sophia Brandenburg

Verträge sind keine statischen Dokumente, sondern lebendige Geschäftsprozesse, die aktiv gemanagt werden müssen. Ineffizientes Vertragsmanagement kostet echtes Geld – durch verpasste Fristen, nicht genutzte Boni, Fehlerkorrekturschleifen und Compliance-Risiken, durch Personalzeitvergeudung. Digitales Vertragsmanagement bietet messbare Vorteile in allen Branchen – von Zeitersparnis über Risikominimierung bis zu strategischen Erkenntnissen. Machen Sie eine ehrliche Bestandsaufnahme. Wie viele Verträge hat Ihr Unternehmen? Wie werden sie aktuell verwaltet? Wo wird Zeit oder Geld verloren? Dann definieren Sie klare Ziele. Holen Sie sich professionelle Unterstützung wie die DMS GmbH.

Markus Höllriegel

Der Return on Investment ist schnell erreicht.

Sophia Brandenburg

In den allermeisten Fällen ja. Und es geht nicht nur um Kostenersparnis, sondern um bessere Entscheidungen, höhere Transparenz, reduzierte Risiken und letztlich um Wettbewerbsfähigkeit. In einer Zeit, wo Digitalisierung in allen Bereichen voranschreitet, ist digitales Vertragsmanagement kein Nice-to-have mehr, sondern ein Must-have.

Markus Höllriegel

Ich denke, wir haben heute gezeigt, dass das Thema weit über trockene Verwaltung hinausgeht. Es geht um strategische Unternehmenssteuerung.

Sophia Brandenburg

Absolut. Verträge sind das Rückgrat jeder Geschäftsbeziehung. Wer sie professionell managt, schafft eine solide Basis für nachhaltigen Erfolg. Und die Tools und Methoden sind heute verfügbar – man muss sie nur nutzen.

Markus Höllriegel

Vielen Dank, Sophia, für die umfassenden Einblicke und die vielen praktischen Beispiele.

Sophia Brandenburg

Sehr gerne, Markus. Es war mir eine Freude.

Markus Höllriegel

Das war’s für heute im DMS-Podcast. Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.

Sophia Brandenburg

Wenn Sie mehr über digitales Vertragsmanagement oder andere Themen rund um Dokumentenmanagement und Digitalisierung erfahren möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zur DMS GmbH auf. Wir unterstützen Sie dabei, die richtigen Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden und erfolgreich umzusetzen. Schreiben Sie an kontakt@dms-gmbh.de Und Danke an Sie, dass Sie heute zugehört haben. Ich freue mich, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind und ganz besonders über ein Abo für unseren Podcast. Dann versäumen Sie auch keine Folge.

Markus Höllriegel

Der DMS-Podcast – Gespräche über Prozesse, die wirken. Wir freuen uns Über Ihre Kommentare und Anregungen. Und wenn es ein Thema in den Bereichen Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessdigitalisierung gibt, das Sie besonders interessiert, dann lassen Sie es uns über die Kommentare wissen.

Sophia Brandenburg

Und denken Sie dran: Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition. Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen. Bis nächste Woche, wieder Dienstags.