Der DMS-Podcast - Prozesse, die wirken – Wie Digitalisierung Mittelstand und Resilienz stärkt

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Der DMS Podcast.

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Effizienz entscheidet. –

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Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.

Markus Höllriegel

Hallo und herzlich willkommen zur allerersten Folge von - der DMS-Podcast.

Markus Höllriegel

Ich bin Markus Höllriegel, komme aus dem schönen Forchheim, und ich freu mich riesig, dass wir heute loslegen.

Markus Höllriegel

Und ich bin natürlich nicht allein.

Markus Höllriegel

Rebecca.

Markus Höllriegel

magst du dich auch kurz vorstellen?

Rebecca Lanz

Grüß dich Markus, und auch ein herzliches Servus an alle Zuhörerinnen und Zuhörer.

Rebecca Lanz

Ich bin Rebecca Lanz, wie man vielleicht schon an meinem Akzent hört, aus Oberbayern.

Rebecca Lanz

Wir starten heute mit einer Serie, in der wir zeigen wollen, wie Digitalisierung – speziell bei dokumentenbasierten Prozessen – Unternehmen wirklich widerstandsfähiger macht. Also, wie kleine Schritte in der Digitalisierung große Wirkung entfalten können, gerade in unsicheren Zeiten. Und natürlich reden wir auch über Themen wie Unternehmerverantwortung, DMS-Strategie und, - Effizienz.

Rebecca Lanz

Markus,

Rebecca Lanz

magst du noch was ergänzen?

Markus Höllriegel

Ja, gern.

Markus Höllriegel

Uns geht’s darum, das Ganze ohne Werbegeplänkel, aber mit echten Einblicken und Erfahrungen anzugehen.

Markus Höllriegel

Also, wie können mittelständische Unternehmen in Deutschland gestärkt werden? Und zwar so, dass es auch in der Praxis funktioniert – nicht nur auf dem Papier.

Markus Höllriegel

Und damit sind wir eigentlich schon beim Kern: Resilienz.

Markus Höllriegel

Das klingt erstmal ein bisschen nach Psychologie, aber im Mittelstand und auch bei kleineren Unternehmen ist das ein echter Schlüsselfaktor.

Markus Höllriegel

Gerade jetzt, wo das BIP stagniert, Investitionen stocken und – ich sag mal – die Stimmung eher vorsichtig ist.

Markus Höllriegel

Rebecca, du hast das ja auch in deinen Recherchen immer wieder gehört, oder?

Rebecca Lanz

Absolut.

Rebecca Lanz

Deutschland wird ja aktuell wieder als der „kranke Mann Europas“ bezeichnet, das liest man überall.

Rebecca Lanz

Die Wirtschaft tritt auf der Stelle, und dann kommen noch so Sachen wie Trumps Zölle dazu.

Rebecca Lanz

Viele Unternehmerinnen und Unternehmer fragen sich: Wie kann ich mein Unternehmen zukunftssicher machen?

Rebecca Lanz

Wie kann ich mich auf neue Herausforderungen einstellen, ohne gleich alles umzukrempeln.

Markus Höllriegel

Genau das.

Markus Höllriegel

Ich hab in den letzten Monaten mit einigen Geschäftsführern aus dem Mittelstand gesprochen, quer durch die Branchen.

Markus Höllriegel

Ein Beispiel aus Coburg ist mir besonders hängen geblieben. Da meinte ein Maschinenbauer zu mir: - „Früher haben wir einfach gearbeitet – heute verwalten wir die Arbeit.“ -

Markus Höllriegel

Das fand ich ziemlich treffend.

Rebecca Lanz

Das ist ein Satz, der viel aussagt.

Rebecca Lanz

Die Bürokratie hat zugenommen,

Rebecca Lanz

die Dokumentationspflichten auch,

Rebecca Lanz

und das macht die Abläufe nicht nur langsamer, sondern auch fehleranfälliger.

Rebecca Lanz

Im Alltag bedeutet das:

Rebecca Lanz

Mehr Zeit für Papier- und Formularkram, weniger Zeit für das eigentliche Geschäft.

Rebecca Lanz

Und das erhöht natürlich auch die Belastung für die Teams.

Markus Höllriegel

Und oft sind es die alten Prozesse, die da zum Bremsklotz werden.

Markus Höllriegel

Also Abläufe, die seit Jahren gleich laufen, aber eigentlich längst nicht mehr zeitgemäß sind. Ich mein, Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, Qualitätssicherung, Personalakten – das sind alles Bereiche, wo man mit kleinen digitalen Schritten schon viel erreichen kann.

Rebecca Lanz

Genau, und ganz aktuell kommt bei manchen Unternehmen auch die Frage auf: - Wie setzt man zum Beispiel die NIS2-Anforderungen ohne allzu großen Aufwand praktisch um?

Rebecca Lanz

Also, wie kann man IT-Sicherheit und Dokumentationspflichten erfüllen, ohne gleich ein Riesenprojekt draus zu machen?

Rebecca Lanz

Digitalisierung ist da wirklich ein Werkzeug – kein Buzzword, das man einfach so in den Raum wirft.

Markus Höllriegel

Ja, auch das ist ein wichtiger Punkt: - Es geht nicht darum, alles auf einmal zu digitalisieren, sondern gezielt da anzusetzen, wo es wirklich was bringt.

Markus Höllriegel

Und das kann schon mit kleinen Schritten anfangen.

Markus Höllriegel

Ich erinnere mich an einen besonderen Satz in einem Gespräch mit einer Firma aus NRW :

Markus Höllriegel

„Zu unseren größten Schwachstellen gehörte nicht nur der Markt – sondern auch unsere Ablage.“-

Markus Höllriegel

Die hatten ihre Dokumente überall verteilt – in Outlook, - auf Papier, - Servern, - und, - ja, - auch in den Köpfen der Mitarbeiter.

Markus Höllriegel

Das hat im Alltag für richtig viel Stress gesorgt, vor allem wenn jemand ausgefallen ist oder ein Audit anstand.

Markus Höllriegel

Da wurde dann plötzlich fieberhaft gesucht, und die Zusammenarbeit war alles andere als einfach.

Rebecca Lanz

Das ist ein klassisches Beispiel.

Rebecca Lanz

Wenn die Strukturen fehlen, wird’s im Ernstfall richtig schwierig.

Rebecca Lanz

Man merkt das oft erst, wenn’s brennt – also wenn Daten dringend gebraucht werden oder jemand kurzfristig einspringen muss.

Rebecca Lanz

Dann zeigt sich, wie wichtig eine gute Dokumentenstruktur und eine intelligente Dokumentenlenkung mit digitalen Workflows ist.

Markus Höllriegel

Viele denken bei Digitalisierung immer gleich an riesige IT-Projekte, die Monate dauern und das halbe Unternehmen lahmlegen. Aber das muss gar nicht sein und Digitalisierung ist kein IT-Projekt.

Markus Höllriegel

Oft reicht es schon, wenn man zum Beispiel Eingangsbelege automatisch verarbeitet oder Verträge systematisch ablegt.

Markus Höllriegel

Auch Fristenüberwachung kann man Schritt für Schritt digitalisieren.

Rebecca Lanz

Das ist ein wichtiger Punkt. Digitalisierung ist kein Alles-oder-nichts.

Rebecca Lanz

Man kann stufenweise vorgehen und erst mal die Prozesse angehen, die am meisten Zeit kosten oder am fehleranfälligsten sind.

Rebecca Lanz

Und der Nutzen zeigt sich fast immer schon nach kurzer Zeit: Mehr Prozesssicherheit, verlässlichere Organisation – das alles stärkt die Resilienz des Unternehmens.

Markus Höllriegel

Ja, und das nimmt auch die Angst vor dem großen Umbruch und bringt die Akzeptanz bei den Mitarbeitern.

Markus Höllriegel

Es geht darum, die Organisation so aufzustellen, dass sie auch in schwierigen Zeiten handlungsfähig bleibt.

Markus Höllriegel

Ein gutes Beispiel aus der Praxis ist DocuWare – ein DMS- und Workflow-System, das viele Mittelständler nutzen.

Markus Höllriegel

Damit kann man Dokumente zentral ablegen, Bearbeitungs- und Suchzeiten drastisch reduzieren, Freigaben automatisieren und hat immer den Überblick über Fristen z.B. bei Skonto oder Verträgen.

Markus Höllriegel

Das entlastet die Teams enorm und sorgt dafür, dass man im Alltag einfach schneller und stressfreier arbeiten kann.

Rebecca Lanz

Das ist wirklich ein konkreter Vorteil.

Rebecca Lanz

Weniger Zeitverlust, bessere Übersicht, automatisierte Abläufe – das sind Dinge, die im Mittelstand oft den Unterschied machen.

Rebecca Lanz

Und es geht nicht darum, Menschen zu ersetzen, sondern sie zu entlasten und die Handlungsfähigkeit zu erhöhen.

Markus Höllriegel

Genau, und das ist ja letztlich das Ziel: Die Teams so zu unterstützen, dass sie sich auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren können.

Rebecca Lanz

Es gibt aber auch immer wieder Widerstände. Markus, du hast ja viel mit Unternehmern gesprochen – was hörst du da so an Bedenken?

Markus Höllriegel

Ja, das ist ganz typisch: „Wir haben keine Zeit dafür“, - „Das passt nicht zu uns“, - „Wir sind zu klein“, - oder „Wir müssen erst ein neues ERP einführen“.

Markus Höllriegel

Das sind so die Klassiker. - Aber wenn man mal ehrlich ist, sind das oft eher Ausreden oder ist die Scheu vor Veränderungen oder eine Fehleinschätzung über den Aufwand und Nutzen eines Digitalisierungsprojektes.

Markus Höllriegel

Wer einmal anfängt, merkt schnell, dass kleine digitale Schritte einen großen Hebel haben können.

Rebecca Lanz

Und gerade mit Blick auf den Fachkräftemangel ist das ein echter Vorteil.

Rebecca Lanz

Digitalisierung entlastet die Teams, weil sie repetitive Aufgaben abnimmt.

Rebecca Lanz

Das heißt nicht, dass weniger Menschen gebraucht werden – sondern dass die vorhandenen Kräfte besser eingesetzt werden können.

Markus Höllriegel

Absolut. Und das macht das Unternehmen insgesamt widerstandsfähiger.

Rebecca Lanz

Das rechnet sich. Aber zur Wirtschaftlichkeit von Digitalisierungsmaßnahmen machen wir eine eigene Folge in diesem Podcast.

Markus Höllriegel

Und dann gibt’s ja noch das Thema KI. -

Markus Höllriegel

Rebecca, wie siehst du das – was kann KI im Dokumentenmanagement leisten?

Rebecca Lanz

KI ist da wirklich ein Prozessverstärker.

Rebecca Lanz

Sie kann Informationen aus Dokumenten extrahieren, Daten zuordnen, Muster erkennen – also Aufgaben, die bisher oft manuell gemacht wurden.

Rebecca Lanz

Aber, - und das ist mir wichtig - Das muss mit Augenmaß passieren und immer mit klaren ethischen Leitplanken.

Rebecca Lanz

Wenn KI sinnvoll eingesetzt wird, kann sie die Robustheit von Prozessen noch weiter steigern.

Markus Höllriegel

Ja, das ist ein spannender Punkt. Es geht nicht darum, alles zu automatisieren, sondern die Menschen zu unterstützen und Prozesse noch sicherer zu machen.

Markus Höllriegel

Ich hab neulich einen Bericht der IHK Karlsruhe gelesen, da hieß es: „Investitionszurückhaltung bleibt – Unsicherheit vor der Zukunft.“ - Das trifft es eigentlich ganz gut.

Markus Höllriegel

Aber vielleicht ist es genau diese Zukunft, auf die wir uns vorbereiten müssen.

Markus Höllriegel

Hören Sie hierzu Prof. Dr. Moritz Schularick vom Kiel Institut für Weltwirtschaft auf der Veranstaltung Peak, dem Mittelstandsgipfel :

Markus Höllriegel

Veränderung fängt oft mit kleinen Schritten an und hat nichts mit der Größe des Unternehmens zu tun.

Rebecca Lanz

Genau. Resilienz beginnt im Alltag, mit kleinen Entscheidungen, die jedes Team treffen kann.

Rebecca Lanz

Vielleicht ist die wichtigste Frage gar nicht, wie wir die ganz große Strategie aufsetzen, sondern:

Rebecca Lanz

Wo verlieren wir heute jeden Tag Zeit – und wie holen wir sie uns zurück.

Markus Höllriegel

Wenn diese Frage bei Ihnen Resonanz auslöst, dann war diese Folge vielleicht ein kleiner Impuls zur richtigen Zeit.

Markus Höllriegel

Wir hoffen, Sie nehmen was mit für Ihren Alltag.