Chaos ist ansteckend, Struktur aber auch!

Suzanne van der Cruysse

Willkommen zum DMS-Podcast. Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.

Suzanne van der Cruysse

Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, beleuchten wir heute, dass Struktur in der Verwaltung genauso ansteckend ist wie Chaos und wie Sie die Kraft strukturierter Prozesse für Ihren Unternehmenserfolg nutzen können.

Markus Höllriegel

Hallo und herzlich willkommen. Ich bin Markus Höllriegel und ich freue mich sehr, dass Sie nach einer so langen Pause heute wieder dabei sind.

Sophia Brandenburg

Auch von mir ein herzliches Hallo aus meinem Berliner Homeoffice. Heute sprechen wir über ein Thema, das immer noch vielen Unternehmen Kopfzerbrechen bereitet. Wir nennen es das „Virus des Chaos“, das sich oft schleichend in gewachsenen Unternehmen ausbreitet.

Markus Höllriegel

Sophia, du kennst das aus unseren Projekten im Großhandel oder in Produktionsbetrieben und anderen Unternehmen. Es startet klein, jeder kennt jeden, Prozesse laufen „auf Zuruf“. Das funktioniert am Anfang wunderbar. Aber mit dem Erfolg kommt die Komplexität. Und plötzlich merken wir, dass diese informellen Wege nicht mehr tragen. Das Problem ist: Chaos ist ansteckend. Wenn ein neuer Mitarbeiter sieht, dass Dokumente mal hier und mal dort abgelegt werden, passt er sich innerhalb von Tagen an.

Sophia Brandenburg

Genau das ist der Punkt. Wir nennen das oft „gewachsene Strukturen“, aber eigentlich ist es Prozesswildwuchs. Nehmen wir die Lebensmittelproduktion. Da geht es nicht nur um Effizienz, sondern um knallharte Compliance, um Chargenrückverfolgung und IFS-Zertifizierungen. Wenn da das Wissen, welcher Rohstoff wann in welche Charge floss, nur im Kopf des Schichtleiters existiert oder auf ein Zertifikat in einem Ordner verschwindet, dann spielt das Unternehmen mit dem Feuer.

Markus Höllriegel

Die Aufmerksamkeit der Geschäftsführer liegt oft auf der Produktion, auf den Maschinen, auf dem Vertrieb. Aber die Verwaltung, der „Maschinenraum“ der Belege und Informationen, wird oft vernachlässigt. Ich habe neulich mit einem Geschäftsführer im Großhandel gesprochen, der sagte mir ganz offen: Er weiß eigentlich erst am Ende des Quartals, ob sie wirklich Geld verdient haben, weil die Prozesse im Einkauf und der Rechnungsprüfung so intransparent sind.

Sophia Brandenburg

Und das führt uns direkt zum nächsten Risiko: Das Prozess-Know-how in den Köpfen. Wir haben oft diese „Key-User“, die seit 20 Jahren dabei sind. Die wissen alles. Das fühlt sich für die Geschäftsführung sicher an, ist aber in Wahrheit eine enorme Schwachstelle. Wenn diese Person geht oder ausfällt, bleibt das Unternehmen mit großen Schwierigkeiten zurück.

Markus Höllriegel

Absolut. Und die Mitbewerber schlafen nicht. Die Unternehmen, die heute investieren und ihre Prozesse in einem DMS, also einem Dokumentenmanagement- und Workflowsystem wie DocuWare, strukturieren, gewinnen einen Wettbewerbsvorteil. Die können schneller skalieren, die finden leichter neues Personal, weil die Einarbeitung Tage statt Wochen dauert. Wer heute noch auf das „Spezialwissen“ Einzelner setzt, verliert den Anschluss an die moderne Arbeitswelt.

Sophia Brandenburg

Das merken wir auch bei der Personalsuche. Junge Fachkräfte im Einkauf oder in der Logistik haben schlicht keine Lust mehr auf Suchspiele. Die wollen eine digitale Heimat für ihre Arbeit. Wenn die sehen, dass im Unternehmen Struktur herrscht, dass Prozesse klar definiert und digital unterstützt werden, dann wirkt das genauso ansteckend wie das Chaos. Struktur zieht Profis an. Chaos zieht... nun ja, eher diejenigen an, die sich eben in Unordnung wohlfühlen.

Markus Höllriegel

Lass uns mal auf die Lösung schauen. Der erste Schritt ist immer die Vereinheitlichung. Wir müssen den Wildwuchs stutzen. In einem DMS schaffen wir einen „Single Point of Truth“. Egal ob in der Lebensmittelproduktion die Qualitätssicherung ein Zertifikat sucht oder der Großhandel eine Reklamation bearbeiten muss: Alle Informationen sind mit einem Klick da. Das schafft eine enorme Prozesssicherheit.

Sophia Brandenburg

Und der Nutzen ist sofort spürbar. Nehmen wir das Beispiel Rechnungsprüfung. Wenn die digital läuft, mit klaren Workflows, dann sieht jeder Berechtigte sofort, wo eine Rechnung gerade liegt. Es gibt keine Mahngebühren mehr, Skonti werden gezogen. Das ist bares Geld. Aber der psychologische Effekt ist fast noch größer: Die Mitarbeiter merken, dass die Arbeit leichter von der Hand geht. Das ist dieser Moment, wo die Struktur anfängt, sich positiv im Unternehmen auszubreiten. Das schönste Erlebnis für mich ist immer, wenn Mitarbeiter von Abteilungen, deren Prozesse wir uns noch nicht angesehen haben, fragen: "Wann kommen denn wir dran?"

Markus Höllriegel

Ich nenne das immer den „Durchbruch zur Transparenz“. Wenn ein Geschäftsführer zum ersten Mal auf Knopfdruck sieht, wie viele Vorgänge gerade offen sind und wo es hakt, ohne drei Leute anrufen zu müssen – das ist ein echter Aha-Moment. Das Know-how wandert aus den Köpfen in das System. Das Unternehmen wird unabhängig von der Tagesform einzelner Personen. Das ist echte unternehmerische Freiheit.

Sophia Brandenburg

Besonders im Großhandel sehen wir, wie wichtig das für die Skalierung ist. Wer mehr Umsatz machen will, kann nicht einfach linear mehr Leute einstellen, um mehr Papier zu verwalten. Das frisst die Marge auf. Man braucht Prozesse, die „atmen“ können. Ein DMS ermöglicht es, das Volumen zu verdoppeln, ohne die Verwaltung aufzublähen. Das ist der Hebel, den kaufmännische Leiter suchen.

Markus Höllriegel

Und in der Lebensmittelproduktion sichert es die Existenz. Wenn das Audit ansteht und man innerhalb von Sekunden alle Dokumente zu einer Charge vorlegen kann, statt gestresst im Archiv zu suchen, dann hat sich die Investition schon gelohnt. Struktur gibt Sicherheit nach innen und Souveränität nach außen – gegenüber Kunden, Lieferanten und Prüfbehörden.

Sophia Brandenburg

Wir sehen also: Der Weg führt weg vom Einzelfall-Management hin zur Systematik. Es ist ein Investment in die Substanz des Unternehmens. Wer den Mut hat, den Wildwuchs zu beenden, wird mit einer Agilität belohnt, die im Mittelstand oft verloren gegangen ist. Es geht darum, das Wissen im Unternehmen zu verankern, damit es dort bleibt, egal wer gerade an welchem Schreibtisch sitzt.

Markus Höllriegel

Genau so ist es. Struktur ist keine Einschränkung, sondern die Basis für echte Flexibilität. Wenn das Fundament steht, kann man oben drauf kreativ sein und wachsen. Wer das Chaos gewähren lässt, wird irgendwann davon erdrückt. Wer die Struktur wählt, infiziert sein ganzes Team mit Effizienz und Klarheit.

Sophia Brandenburg

Wenn Sie jetzt das Gefühl haben, dass es auch in Ihrem Unternehmen Zeit ist, den Prozesswildwuchs zu stoppen und die Weichen auf echte Transparenz zu stellen, dann lassen Sie uns darüber sprechen. Kontaktieren Sie uns bei der DMS GmbH. Wir schauen uns Ihre individuellen Prozesse an und zeigen Ihnen, wie wir Ihr wertvolles Know-how sichern und Ihre Prozesssicherheit auf ein neues Niveau heben können. Rufen Sie uns direkt an oder senden Sie eine E-Mail – wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen.

Suzanne van der Cruysse

Das war „Der DMS Podcast“. Wir hoffen, dass Ihnen diese Episode gefallen hat und Sie wertvolle Impulse für Ihre Digitalisierungsstrategie mitnehmen konnten. Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen möchten, abonnieren Sie uns gerne auf Youtube und allen gängigen Plattformen. Und denken Sie dran: Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition. Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen. Bis nächste Woche, wieder Dienstags.