Salutogene Digitalisierung: Gesund gestalten und maximale Effizienz

Suzanne van der Cruysse

Willkommen zum DMS-Podcast. Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie. Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, zeigen wir heute anhand konkreter Schritte, wie mitarbeiterfreundliche und salutogene Digitalisierung in der Praxis gelingt.

Sophia Brandenburg

Hallo und herzlich willkommen. Mein Name ist Sophia Brandenburg, und ich freue mich, dass Sie heute wieder dabei sind. Ich melde mich wie immer aus meinem Berliner Homeoffice. In unserer letzten Episode haben wir darüber gesprochen, wie digitale Organisation dabei hilft, Burnout vorzubeugen. Wir haben uns angeschaut, warum strukturierte digitale Prozesse psychische Belastungen reduzieren können und wie wichtig es ist, Digitalisierung nicht als zusätzlichen Stressfaktor zu verstehen, sondern als Instrument für mehr Klarheit und Kontrolle im Arbeitsalltag.

Sophia Brandenburg

Heute möchte ich einen Schritt weitergehen. Denn die Frage, die mir nach solchen Gesprächen häufig gestellt wird, lautet: Wie genau setzen wir das um? Wo fangen wir an? Und wie stellen wir sicher, dass unser Digitalisierungsprojekt tatsächlich die Gesundheit unserer Mitarbeitenden fördert, statt sie zusätzlich zu belasten? Genau darum geht es heute. Ich nehme Sie mit in die praktische Umsetzung einer salutogenen Digitalisierung.

Sophia Brandenburg

Salutogen, wir erinnern uns: von lateinisch salus gleich Gesundheit und genesis gleich Entstehung – ein Konzept aus der Gesundheitspsychologie. Wir schauen uns konkrete Methoden an, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse so gestalten, dass sie Verstehbarkeit, Handhabbarkeit und Sinnhaftigkeit fördern. Diese drei Begriffe stammen aus dem Salutogenese-Modell des Medizinsoziologen Aaron Antonovsky, und sie sind der Schlüssel dazu, dass Menschen sich in ihrer Arbeitsumgebung orientieren, kompetent handeln und ihren Beitrag als wertvoll erleben können.

Sophia Brandenburg

Bevor wir in die Umsetzungsschritte einsteigen, lassen Sie mich kurz die Dringlichkeit verdeutlichen. Der DAK-Psychreport für das Jahr zweitausenddreiundzwanzig zeigt dreihundertdreiundzwanzig Fehltage pro hundert Versicherte aufgrund psychischer Erkrankungen. Rund jeder sechste Fehltag geht mittlerweile auf psychische Ursachen zurück. Psychische Störungen machen inzwischen sechzehn Komma drei Prozent aller Arbeitsunfähigkeitstage aus. Diese Zahlen sind alarmierend.

Sophia Brandenburg

Und sie zeigen uns deutlich: Wenn ein so erheblicher Anteil krankheitsbedingter Ausfälle auf Überforderung, Stress und Orientierungslosigkeit zurückzuführen ist, dann können wir Digitalisierungsprojekte nicht mehr nur nach Effizienzkriterien bewerten. Wir müssen sie nach gesunden Gestaltungsprinzipien ausrichten. Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Raum Stuttgart hat mir kürzlich berichtet, dass nach der Einführung eines neuen digitalen Systems die Krankheitstage zunächst sogar gestiegen sind. Warum? Weil die Mitarbeitenden das System als zusätzliche Belastung erlebt haben. Unklare Prozesse, fehlende Schulungen, keine Einbindung in die Gestaltung. Das ist genau das Gegenteil von dem, was wir erreichen wollen.

Sophia Brandenburg

Der erste konkrete Schritt ist eine Bestandsaufnahme, die nicht nur technische Schwachstellen erfasst, sondern gezielt nach Belastungen fragt. Ziel ist es herauszufinden: Wo erleben Ihre Mitarbeitenden Überforderung, Unklarheit oder das Gefühl, dass ihre Arbeit keinen Sinn macht?

Sophia Brandenburg

Dafür eignen sich strukturierte Mitarbeiterinterviews oder Workshops. Nutzen Sie dabei das Sense-of-Coherence-Modell von Antonovsky als Rahmen. Stellen Sie Fragen wie: Wo verlieren Sie im Arbeitsalltag den Überblick? Welche Informationen brauchen Sie, finden sie aber nicht?

Sophia Brandenburg

Wo fehlt Ihnen die Kontrolle über Ihre Aufgaben? Und ganz wichtig: Wo fragen Sie sich manchmal, wofür Sie das eigentlich tun?Ergänzen Sie diese qualitativen Gespräche mit Daten. Schauen Sie sich an, wo es Prozessbrüche gibt.

Sophia Brandenburg

Wo entstehen Medienbrüche? Wo kommt es zu Informationsüberflutung? Ein typisches Beispiel: In vielen Unternehmen laufen Rechnungsfreigaben noch per E-Mail. Das führt dazu, dass Mitarbeitende ständig zwischen Postfach, Ablagesystem und ERP-System hin- und herspringen müssen.

Sophia Brandenburg

Das ist nicht nur ineffizient, das ist auch belastend, weil es die kognitive Last erhöht. Visualisieren Sie Ihre bestehenden Dokumenten- und Informationsflüsse. Zeichnen Sie auf, wie eine Rechnung, ein Angebot oder ein Personalformular durch Ihr Unternehmen wandert.

Sophia Brandenburg

Wo gibt es Wartezeiten? Wo entstehen Unsicherheiten? Diese Visualisierung ist Gold wert, denn sie macht sichtbar, was sonst oft im Verborgenen bleibt. Manche Mitarbeitenden sind oft erstaunlich duldsam. Im Rahmen eines Beratungsauftrages bei einem großen Einzelhandelskaufhaus in München, stellten wir fest, dass Mitarbeitende für die vollständige Bearbeitung einer Kundenreklamation circa einen Kilometer im Gebäude zurücklegen mussten, knapp zwanzig Minuten reine Gehzeit.

Sophia Brandenburg

Ein historisch gewachsener Prozess, den niemand mehr hinterfragte und der bei mehreren gleichzeitigen Reklamationen oder Rückläufern massiv Stress auslöste. In dieser Phase geht es also noch nicht um Softwareauswahl. Es geht um Verstehen. Und dieser Schritt darf nicht übersprungen werden, denn er schafft die Grundlage für alles Weitere.

Sophia Brandenburg

Im zweiten Schritt gestalten Sie Ihre Prozesse und digitalen Werkzeuge so, dass sie die drei Kernprinzipien der Salutogenese erfüllen: Verstehbarkeit, Handhabbarkeit und Sinnhaftigkeit. Beginnen wir mit der Verstehbarkeit. In einem Dokumentenmanagementsystem arbeiten Sie nicht mehr mit Ordnerstrukturen, sondern mit Metadaten und intelligenter Indexierung. Das ist ein fundamentaler Unterschied zur klassischen Dateiablage. Wenn ein Mitarbeiter ein Dokument sucht, findet er es nicht, indem er sich durch Ordnerhierarchien klickt, sondern indem er nach Kriterien sucht, die für ihn relevant sind: Kundenname, Projektnummer, Dokumenttyp, Datum, Status. In einem System wie DocuWare werden Dokumente beim Eingang automatisch erkannt und mit den passenden Indexeinträgen versehen.

Sophia Brandenburg

Eine eingehende Rechnung wird zum Beispiel automatisch als Rechnung klassifiziert, der Lieferant wird erkannt, die Rechnungsnummer extrahiert, das Datum erfasst. Ein Dokument ist dann anhand dieser Indexdaten auffindbar. Ein Mitarbeiter gibt einfach ein: Lieferant Müller, Zeitraum Januar bis März, und erhält alle relevanten Dokumente. Kein Suchen in Ordnern, kein Raten, wo etwas abgelegt wurde. Diese Art der Organisation schafft Verstehbarkeit, weil sie der Arbeitslogik folgt, nicht einer starren Ablagestruktur. Mitarbeitende denken in Geschäftsvorgängen: Ich brauche die Unterlagen zu diesem Kunden, zu diesem Projekt, zu diesem Auftrag. Und genau so können sie im System suchen. Dazu kommt noch die Volltextsuche, mit der nach Inhalten in einem Dokument, z.B. einer Artikelbezeichnung recherchiert werden kann. Das entlastet kognitiv enorm, weil die mentale Last des Wo-habe-ich-das-abgelegt verschwindet.

Sophia Brandenburg

Zur Handhabbarkeit: Automatisieren Sie Routineaufgaben, aber nehmen Sie den Menschen dabei nicht die Kontrolle. Ein klassisches Beispiel ist die Rechnungsverarbeitung. Wenn eingehende Rechnungen automatisch erkannt, klassifiziert und an die richtige Person zur Prüfung weitergeleitet werden, spart das Zeit. Aber die finale Freigabe muss bei einem Menschen liegen, der versteht, was er tut, und der eingreifen kann, wenn etwas nicht stimmt. Rollen- und Rechtekonzepte sind ebenfalls wichtig. Geben Sie Ihren Mitarbeitenden klare Verantwortungsbereiche. Wer darf was sehen? Wer darf was bearbeiten? Wer gibt frei? Diese Klarheit stärkt die Kompetenz und das Gefühl von Eigenverantwortung. Und schließlich die Sinnhaftigkeit. Jeder Schritt in einem digitalen Prozess sollte nachvollziehbar sein und seinen Platz im großen Ganzen haben.

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Wenn jemand eine Arbeitsanweisung im Qualitätsmanagement freigibt, sollte das System zeigen: Diese Anweisung ist Teil unseres QM-Systems, sie betrifft diese Produktionsbereiche, und ihre Freigabe ermöglicht es den Kolleginnen und Kollegen, nach aktuellem Standard zu arbeiten. Das mag wie eine Kleinigkeit klingen. Aber psychologisch macht es einen Unterschied, ob ich nur ein Word Dokument erstelle und der Freigabe- und Verteilungsprozess analog laufen, das heißt, der Qualitätsbeauftragte letztlich seinen Unterschriften hinterherjagt oder ob ein digitaler Prozess den kontinuierlichen Verbesserungsprozess und die Dokumentenlenkung automatisch führt. Wenn nach der Freigabe einer Arbeitsanweisung automatisch eine Workflowaufgabe zur Kenntnisnahme an die betroffenen Teams gesendet wird, entsteht Sichtbarkeit. Menschen erleben, dass ihre Arbeit gesehen wird und etwas bewirkt. Der QM-Beauftragte sieht, dass sein Beitrag zur Prozesssicherheit führt, und die Produktionsmitarbeitenden wissen sofort, dass eine aktualisierte Anweisung verfügbar ist.

Sophia Brandenburg

Kommen wir zur Einführung selbst. Hier entscheidet sich, ob Ihr Digitalisierungsprojekt als Belastung oder als Bereicherung erlebt wird. Der wichtigste Grundsatz lautet: Führen Sie digitale Lösungen nicht über die Köpfe Ihrer Mitarbeitenden hinweg ein, sondern mit ihnen gemeinsam. Das bedeutet konkret: Co-Creation-Workshops. Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit fünfzig Mitarbeitenden hat bei der Einführung von DocuWare einen sehr pragmatischen Weg gewählt. Statt großer Pilotprojekte haben sie zwei halbtägige Workshops durchgeführt. Im ersten Workshop wurden gemeinsam mit Vertretern aus allen betroffenen Bereichen und dem DMS Consultant die drei wichtigsten Prozesse definiert, die zuerst digitalisiert werden sollten.

Sophia Brandenburg

Im zweiten Workshop, vier Wochen später, wurden die in der Zwischenzeit realisierten DMS- und Workflowprozesse live gemeinsam durchgespielt. Über ein einfaches digitales Formular konnten alle Mitarbeitenden Anregungen einbringen und können das auch heute noch. Das Ergebnis: Deutlich höhere Akzeptanz, weil die Mitarbeitenden das System mitgestaltet haben, und das zu überschaubaren Kosten von zwei Arbeitstagen pro beteiligter Person. Schulungen sind der zweite kritische Punkt. Gestalten Sie sie nicht als reine Funktionsvermittlung, sondern als Selbstwirksamkeitserlebnis.

Sophia Brandenburg

Menschen sollen nicht nur lernen, wie sie auf einen Button klicken, sondern sie sollen stolz darauf sein, dass sie die Technologie souverän beherrschen. Kleine Erfolgserlebnisse sind hier wichtig. Lassen Sie die Teilnehmenden in der Schulung einen echten Prozess durchspielen, von Anfang bis Ende. Wenn sie am Ende sagen können: Das habe ich jetzt verstanden, das kann ich, dann ist das ein starker psychologischer Anker.

Sophia Brandenburg

Die Transparenz ist ebenfalls entscheidend. Kommunizieren Sie offen, was gut läuft und wo es noch Herausforderungen gibt. Richten Sie klare Feedbackschleifen ein. Ein einfaches Online-Formular, in dem Mitarbeitende jederzeit Rückmeldungen geben können, reicht oft schon aus. Wichtig ist, dass Sie sichtbar auf dieses Feedback reagieren.

Sophia Brandenburg

Nach der Einführung beginnt die eigentliche Arbeit: Digitale Gesundheit muss Teil Ihrer Unternehmenskultur werden. Eine Idee, die sich bewährt hat, ist ein digitales Gesundheitsarchiv. In DocuWare können Sie einen eigenen Bereich einrichten, in dem alle Materialien zu Wellbeing, Achtsamkeit, Weiterbildung oder Gesundheitsförderung zugänglich sind. Mitarbeitende finden dort Informationen zu Stressbewältigung, Ergonomie am Arbeitsplatz oder Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements. Das ist nicht nur praktisch, es sendet auch ein Signal: Gesundheit ist uns wichtig. Automatisierte Erinnerungen können gesundheitsfördernde Routinen unterstützen.

Sophia Brandenburg

Beispiele: Gesundheits-Challenges, Ergonomie-Check am Arbeitsplatz, Zeit für ein Feedback an Kolleginnen und Kollegen? Weiterbildungsangebot verfügbar? Solche Hinweise müssen behutsam eingesetzt werden, damit sie nicht als Bevormundung erlebt werden. Aber wenn sie gut gemacht sind, können sie echte Unterstützung bieten. Regelmäßige Feedbackschleifen stellen sicher, dass Ihre Workflows tatsächlich Stress reduzieren und nicht neue Belastungen erzeugen. Fragen Sie Ihre Mitarbeitenden vierteljährlich: Fühlt sich die digitale Arbeit jetzt leichter an? Habt ihr mehr Kontrolle? Versteht ihr besser, was ihr tut? Diese Fragen sind einfach, aber sie zeigen, ob Ihre salutogene Digitalisierung funktioniert.

Sophia Brandenburg

Gesundheit und Effizienz müssen messbar sein. Definieren Sie Indikatoren, die über reine Produktivitätskennzahlen hinausgehen. Beispiele: Wahrgenommene Klarheit, Kontrollgefühl, Sinnhaftigkeit der Arbeit, digitale Belastung. Erheben Sie diese Daten in kurzen vierteljährlichen Umfragen. Kombinieren Sie das mit anonymisierten Nutzungsdaten aus Ihrem System. Wie lange dauert es im Durchschnitt, bis ein Dokument gefunden wird? Wie oft werden Prozesse abgebrochen? Wo entstehen Fehler? Diese Zahlen sagen viel darüber aus, ob Ihre Prozesse wirklich funktionieren. Die Sichtbarkeit von Verbesserungen ist selbst ein salutogener Faktor. Wenn Mitarbeitende sehen, dass sich etwas zum Positiven verändert hat, dass ihre Rückmeldungen ernst genommen wurden, dass die Arbeit jetzt tatsächlich leichter von der Hand geht, dann vermittelt das Sinn, Stolz und Motivation. Kommunizieren Sie diese Erfolge. Feiern Sie Meilensteine. Machen Sie sichtbar, was erreicht wurde.

Sophia Brandenburg

Salutogene Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Sie beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme, die Belastungen sichtbar macht. Sie setzt sich fort im bewussten Design von Prozessen, die Verstehbarkeit, Handhabbarkeit und Sinnhaftigkeit fördern. Sie braucht eine Einführung, die Menschen mitnimmt und befähigt. Und sie lebt davon, dass digitale Gesundheit zur Kultur wird, die man pflegt, misst und weiterentwickelt. Ein System wie DocuWare ist in diesem Ansatz nicht einfach nur Software. Es ist das Nervensystem eines gesunden digitalen Organismus. Struktur ohne Starrheit, Transparenz ohne Überwachung, Automatisierung ohne Entfremdung. So entsteht eine Umgebung, in der Mitarbeitende befähigt und nicht belastet werden. Meine Empfehlung für Ihre nächsten Schritte: Beginnen Sie mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden.

Sophia Brandenburg

Fragen Sie, wo der Schuh drückt. Visualisieren Sie Ihre Prozesse. Und dann gestalten Sie Schritt für Schritt, gemeinsam mit Ihrem Team, digitale Lösungen, die nicht nur effizienter sind, sondern auch gesünder. Digitalisierung muss kein Stressfaktor sein. Sie kann Orientierung bieten, Menschen befähigen und Sinn sichtbar machen. Genau das ist das Ziel einer salutogenen Digitalisierung. Und noch etwas. Digitale Geschäftsprozesse bringen zweifellos Effizienz. Eine Effizienzoptimierung erreichen Sie aber nur mit motivierten Mitarbeitenden, welche sich mit dem, was sie tun, identifizieren, das heißt, die ihre Arbeit als Teil der eigenen Identität betrachten, verbunden mit dem Gefühl, dass ihre Tätigkeit sinnvoll ist.

Sophia Brandenburg

Das war's für heute. Wenn Sie mehr über salutogene Digitalisierung oder andere Themen rund um digitale Geschäftsprozesse erfahren möchten, dann abonnieren Sie bitte diesen Podcast oder schreiben an kontakt@dms-gmbh.de.Und danke an Sie, dass Sie heute zugehört haben. Danke auch an Gerhard von Sachsen Gessaphe und Ursula Küpper für Script und Produktion. Und vergessen Sie bitte nicht: Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition. Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen, sondern von innen entstehen. Bis nächste Woche, wieder dienstags.