Deadline 2027: Die digitale Personalakte und der § 8 BVV

Suzanne van der Cruysse

Willkommen zum DMS-Podcast. Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.

Suzanne van der Cruysse

Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, betrachten wir heute eine gesetzliche Deadline, die viele noch unterschätzen: Den 1. Januar 20 27 und die damit verbundene Pflicht zur digitalen Entgeltunterlage.

Markus Höllriegel

Hallo und herzlich willkommen. Ich bin Markus Höllriegel. Heute wird es sehr konkret. Wir lassen die allgemeine Digitalisierungs-Euphorie mal kurz beiseite und reden über harte Fakten und gesetzliche Fristen, die den Mittelstand direkt am Nerv treffen.

Sophia Brandenburg

Schön, dass Sie dabei sind – auch von mir ein herzliches Hallo. Ich sitze heute in Berlin und habe mir die aktuelle Rechtslage für 20 27 noch mal genau angeschaut. Markus, wir müssen heute Tacheles reden. Das Thema „Digitale Personalakte“ ist ja in vielen Chefetagen so ein Dauerbrenner, der aber gerne geschoben beziehungsweise verdrängt wird. Doch damit ist jetzt Schluss, oder?

Markus Höllriegel

Genau so ist es. Wir reden hier über den Paragraphen 8 der Beitragsverfahrensverordnung, kurz BVV. Klingt trocken, ist aber für jeden Arbeitgeber ab 20 27 eine Pflichtveranstaltung. Eigentlich sollte das schon längst laufen, aber es gab eben diese Übergangsregelung. Lang genug war sie ja, seit 20 22. Und die endet jetzt am 31. Dezember 20 26. Ab Neujahr 20 27 müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Da gibt es keinen Interpretationsspielraum mehr.

Sophia Brandenburg

Das heißt, wenn die Deutsche Rentenversicherung zur Betriebsprüfung kommt – also ab 20 27 zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung – dann erwarten die ein System. Die wollen keine PDF-Wüste auf einem Netzlaufwerk sehen und schon gar keine Papierstapel mehr.

Markus Höllriegel

Völlig richtig. Es geht um die strukturierte Dokumentenübergabe. Die Prüfsoftware der Rentenversicherung muss die Metainformationen einlesen können. Wenn deine Datei „Scan_Februar_neu_final_2.pdf“ heißt, dann schüttelt der Prüfer nur den Kopf. Die Anforderung ist klar: Das Dokument braucht eine selbsterklärende Benennung. Da muss die Personalnummer und Name rein, der Dokumententyp, der Zeitraum. Nur so kann die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung Software diese Files überhaupt verarbeiten. Wer das händisch für 200 Mitarbeiter machen will... naja, viel Spaß dabei. Wer noch händisch mühsam Dokumente zusammensucht, verliert nicht nur Zeit, sondern riskiert, dass die Prüfung gar nicht erst ordnungsgemäß durchgeführt werden kann. Und wir wissen alle: Wenn ein Prüfer nicht effizient arbeiten kann, fängt er an zu graben. Und das will kein Geschäftsführer.

Sophia Brandenburg

Aber es geht ja nicht nur darum, den Prüfer glücklich zu machen, eher schon den Personalsachbearbeiter oder die Sachbearbeiterin. Es ist schon ein Unterschied Unterlagen mühsam aufbereiten zu müssen oder sie in 10 Sekunden im richtigen Format für den Prüfer auf einen USB-Stick exportieren zu können und Tschüss! Ganz schlimm wird es, wenn die Personalunterlagen inkonsistent abgelegt sind und der jahrzehntelange Personalmitarbeitende die Struktur im Kopf hat. Fällt ja nicht auf, denn solange es diesen Mitarbeiter gibt, funktioniert es. Aber dann? Es ist höchste Zeit dieses Wissen ins Unternehmen zu transferieren, bevor dieser Mitarbeitende z.B. in Rente geht.

Markus Höllriegel

Das ist ein ganz entscheidender Punkt, Sophia. Wir nennen das oft die „Verschriftlichung der Unternehmensintelligenz“. Wenn ich meine Personalprozesse in einem DMS abbilde, dann ist das Wissen über den Prozess im System gespeichert. Das System weiß, wann eine Löschfrist nach DSGVO abläuft. Das System weiß, welche Unterlagen für eine rechtssichere Akte nach § 8 BVV zwingend vorhanden sein müssen. Das entlastet die Köpfe massiv.

Sophia Brandenburg

Ich finde das Bild vom „Wissens-Abfluss“ immer sehr treffend. Unternehmenswissen, das sich nur in den Köpfen von Mitarbeitenden befindet, schaffen irgendwann und das kann schon morgen sein ein strukturelles Problem. Die digitale Akte macht das Unternehmen unabhängig. Sie schafft eine Transparenz, die vorher gar nicht möglich war.

Markus Höllriegel

Und diese Transparenz ist die Basis für Prozesssicherheit. Nehmen wir das Nachweisgesetz. Die Anforderungen an die Dokumentation von Arbeitsbedingungen sind ja nicht weniger geworden. Wenn ich das alles händisch in Papierakten verwalte, verliere ich zwangsläufig den Überblick. In einer digitalen Struktur habe ich Workflows. Ich werde erinnert. Ich sehe auf einen Blick: Wo fehlt noch eine Unterschrift? Wo ist eine Befristung am Auslaufen? Und zum Beispiel meine ganzen Entgeltabrechnungsdokumente laufen vollautomatisch in das digitale Personalarchiv.

Sophia Brandenburg

Und das ist doch genau das, was eine Geschäftsführung braucht: Verlässlichkeit. Man will sich nicht darauf verlassen müssen, dass jemand „dran denkt“ oder jemand sich erst überlegen muss, wo in einer Aktenstruktur ein Dokument seinen Platz findet. Man will wissen, dass der Prozess so aufgesetzt ist, dass er gar nicht schiefgehen kann. Das ist professionelles Risikomanagement.

Markus Höllriegel

Jetzt lass uns wieder mal über das Wort „Revisionssicherheit“ sprechen. Das wird oft als lästige IT-Vorgabe abgetan. Aber im Grunde bedeutet es doch nur: Beweiskraft. Wenn ich 20 28 beweisen muss, dass eine bestimmte Entgeltunterlage 20 24 exakt so ausgesehen hat, dann brauche ich ein System, das GoBD-konform ist. Obwohl die GoBD vom Bundesfinanzministerium kommen und man zuerst an die Buchhaltung denkt, betreffen sie die Personalakte ganz massiv. Ein einfaches Dateisystem auf dem Server kann das nicht leisten. Da kann jeder alles ändern oder löschen, ohne dass es jemand merkt.

Sophia Brandenburg

Stimmt, die GoBD sind da gnadenlos. Ein Dokument ohne Versionierung und ohne Schutz vor unauthorisierter Veränderung ist für einen Betriebsprüfer im Grunde wertlos. Und wenn wir über die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ab 20 27 reden, dann ist diese Unveränderbarkeit die absolute Grundvoraussetzung.

Markus Höllriegel

Genau! Aber überall ist das noch nicht durchgedrungen. Manche Unternehmer glauben, sie seien digital, weil sie Dokumente scannen oder sie überlassen das Thema ihrer IT-Abteilung und kümmern sich gar nicht darum. Bei dem Pensum, was manche Firmenchefs gerade in turbulenteren Zeiten haben, ist das absolut nachvollziehbar. Digitalisierung ist aber kein IT-Projekt! Echtes Dokumentenmanagement fängt dort an, wo das Dokument Teil eines lebendigen, sicheren Prozesses wird. Wo die Struktur des Systems den Mitarbeiter führt und Fehler fast unmöglich macht.

Sophia Brandenburg

Das spart am Ende ja auch massiv Zeit. Wir reden immer über Fachkräftemangel – auch in der Verwaltung. Wenn meine Personalmitarbeiter 30 Prozent ihrer Zeit mit Suchen, Sortieren und Abgleichen verbringen, dann ist das verschwendetes Potenzial. Diese Zeit brauchen wir für die strategische Personalarbeit, nicht für das Verwalten von Papierbergen oder Dateistrukturen auf der Festplatte.

Markus Höllriegel

Absolut. Für die Geschäftsführung bedeutet die Umstellung auf die digitale Personalakte auch noch etwas anderes: Skalierbarkeit. Wenn das Unternehmen wächst, wächst der Verwaltungsaufwand bei einer digitalen Struktur nur unterproportional mit. Bei Papier hingegen explodiert er irgendwann.

Sophia Brandenburg

Und man gewinnt Souveränität. Wenn ich als Geschäftsführer eine Auskunft brauche oder eine Entscheidung vorbereiten muss, will ich die Fakten sofort auf dem Schirm haben. Ich will nicht hören: „Ich schau mal im Keller nach, ob ich die Akte finde.“ Digitale Verfügbarkeit ist ein Management-Tool.

Markus Höllriegel

Man darf auch den Aspekt der Datensicherheit nicht unterschätzen. In keiner Akte stehen sensiblere Daten als in der Personalakte. Ein verschlossener Schrank im Personalbüro ist heute kein Sicherheitskonzept mehr. Ein feingranulares Berechtigungssystem in einem DMS hingegen schon. Da sieht wirklich nur derjenige etwas, der es für seine Arbeit sehen muss. Das ist gelebter Datenschutz, der auch bei jedem Audit standhält.

Sophia Brandenburg

Also halten wir fest: Der 1. Januar 20 27 ist kein „vielleicht“, sondern ein „muss“. § 8 BVV zwingt uns zum Handeln, aber der eigentliche Gewinn liegt in der Professionalisierung der gesamten Personalabteilung. Wir sichern Wissen, wir schaffen Transparenz, wir machen die Personalprozesse wetterfest für die Zukunft und wir sparen Personalzeit.

Markus Höllriegel

Genau. Mein Appell an alle Entscheider: Warten Sie nicht bis zum vierten Quartal 20 26. Ein sauberer Übergang zur digitalen Personalakte braucht Zeit – nicht wegen der Technik, sondern wegen der Prozesse. Wir müssen den Wildwuchs sichten, vereinheitlichen und dann ins System überführen. Wer das jetzt angeht, hat 20 27 den Kopf frei für das operative Geschäft.

Sophia Brandenburg

Und es ist auch ein Signal an die Belegschaft. Ein modernes Unternehmen führt seine Akten digital. Das wirkt nach innen und nach außen professionell. Markus, ich glaube, wir haben klargemacht, dass die Zeit des Abwartens vorbei ist.

Markus Höllriegel

Definitiv. Es ist eine Investition in die Rechtssicherheit und in die Effizienz. Wer diesen Schritt geht, hat eine Sorge weniger auf der Liste.

Sophia Brandenburg

Wenn Sie jetzt wissen möchten, wie Sie den Weg zur digitalen Personalakte nach § 8 BVV konkret einschlagen können, dann lassen Sie uns darüber sprechen. Wir bei der DMS GmbH unterstützen Sie dabei, Ihren Prozesswildwuchs zu bändigen und eine rechtssichere Struktur aufzubauen, die wirklich zu Ihrem Unternehmen passt. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Erstberatung – wir schauen uns Ihre aktuelle Situation an und entwickeln einen klaren Fahrplan bis 20 27. Rufen Sie uns direkt an. Wir freuen uns darauf, Ihr HR-Management gemeinsam mit Ihnen auf das nächste Level zu heben. Vielen Dank fürs Zuhören und bis zur nächsten Folge!

Suzanne van der Cruysse

Das war „Der DMS-Podcast“. Wir hoffen, dass Ihnen diese Episode gefallen hat und Sie wertvolle Impulse für Ihre Digitalisierungsstrategie mitnehmen konnten. Wenn Sie tiefer in das Thema einsteigen möchten, abonnieren Sie uns gerne auf Youtube und auf allen gängigen Plattformen.

Suzanne van der Cruysse

Und denken Sie dran: Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition, weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen. Bis nächste Woche, wieder dienstags.