KI in Geschäftsprozessen: Chancen, Risiken und Verantwortung
Markus Höllriegel und Rebecca Lanz diskutieren im DMS-Podcast die realistische Anwendung von Künstlicher Intelligenz in den dokumentbasierten Geschäftsprozessen von Unternehmen. Sie beleuchten Chancen, Gefahren und den richtigen Umgang mit KI im Mittelstand jenseits von Hypes und Marketingversprechen. https://www.dms-gmbh.de/kontakt/
Chapter 1
Intro
Suzanne van der Cruysse
Willkommen zum DMS-Podcast.
Suzanne van der Cruysse
Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.
Suzanne van der Cruysse
Heute widmen wir uns einem Thema, das gleichermaßen Hoffnung und Skepsis weckt: Wo hilft künstliche Intelligenz in Geschäftsprozessen wirklich – und wo setzt sie Unternehmen unkalkulierbaren Risiken aus?
Markus Höllriegel
Guten Tag, mein Name ist Markus Höllriegel.
Markus Höllriegel
Ich freue mich, dass ich heute wieder mal Rebecca Lanz als Gesprächspartnerin habe.
Rebecca Lanz
Grüß Dich Markus und ein herzliches hallo an Sie, wo immer Sie uns auch zuhören.
Rebecca Lanz
Wir sprechen heute über KI – und zwar nicht in der Sprache der KI-Blase in den sozialen Medien, sondern so, wie Führungskräfte im Mittelstand sie erleben: zwischen Erwartungen, Pflichten und konkreten Ergebnissen.
Rebecca Lanz
Und, nachdem KI sehr vielfältig eingesetzt werden kann, beschränken wir uns den Einsatz von KI im Zusammenhang mit Dokumenten.
Markus Höllriegel
Vorab einige Klarstellungen:
Markus Höllriegel
Das Problem in diesem Kontext liegt darin, dass KI wie z.B. ChatGPT nicht denkt und auch nichts versteht.
Markus Höllriegel
Was sie liefert, sind statistische Wahrscheinlichkeiten.
Markus Höllriegel
Das bedeutet: Wenn Lücken im Ergebnis entstehen, komplettiert sie mit frei erfundenen Inhalten, die plausibel wirken, aber nicht unbedingt zutreffen.
Rebecca Lanz
Für diese Phänomene bzw. Confabulationen hat sich der Begriff Halluzinationen etabliert.
Rebecca Lanz
Im kreativen Schreiben mag das durchaus einen Unterhaltungswert haben.
Rebecca Lanz
Im Geschäftsleben ist es untragbar.
Chapter 2
Risiko-Vertragsprüfung
Markus Höllriegel
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Maschinenbauunternehmen will Vertragsprüfungen mit einer frei zugänglichen KI beschleunigen.
Markus Höllriegel
Die Idee ist verlockend – Dokument hochladen, Anweisung, das heißt einen Prompt, schreiben und es gibt eine Entscheidungshilfe fast auf Knopfdruck.
Markus Höllriegel
Doch das bedeutet zugleich: sensible Verträge in eine unkontrollierte Cloud laden.
Rebecca Lanz
Damit sind nicht nur Geschäftsgeheimnisse in Gefahr, es ist gegebenenfalls auch ein Verstoß gegen die DSGVO.
Rebecca Lanz
Und schlimmer noch: Die Ergebnisse der KI sind nicht überprüfbar oder nur mit dem Überprüfen der Quellen, sofern diese angegeben werden.
Rebecca Lanz
Der Aufwand dafür ist aber meistens größer, als wenn man gleich eine andere Methode zur Überprüfung von Vertragsrisiken eingesetzt hätte.
Markus Höllriegel
Am Ende stehen die Verantwortlichen mit einer doppelten Unsicherheit da: rechtlich angreifbar und fachlich im Unklaren.
Markus Höllriegel
Das macht also keinen Sinn.
Rebecca Lanz
Denn zurück bleiben verlorene Wochen und die Erkenntnis: Ohne klare Leitplanken führt der Einsatz von KI schnell in eine Sackgasse.
Chapter 3
Motivation und HR-Beispiel
Markus Höllriegel
Warum aber greifen Unternehmen überhaupt zu solchen Mitteln?
Rebecca Lanz
Weil der Druck hoch ist.
Rebecca Lanz
Im Einkauf, im Personalwesen, in der Buchhaltung – überall entstehen täglich große Mengen an Dokumenten.
Markus Höllriegel
Die Vorstellung, all das ließe sich mit einer intelligenten Maschine schneller und fehlerfreier bearbeiten, ist naheliegend.
Rebecca Lanz
Sie ist ja auch nicht falsch.
Rebecca Lanz
Nur braucht es die richtige Form von Intelligenz – eine, die berechenbar bleibt und bei der die Inhalte geschützt vor unautorisiertem Zugriff sind.
Markus Höllriegel
Nehmen wir den Personalbereich.
Markus Höllriegel
Bewerbungen, Arbeitsverträge, Krankmeldungen: Alles muss korrekt zugeordnet, fristgerecht bearbeitet und sicher archiviert werden.
Rebecca Lanz
Für HR-Teams bedeutet das eine Flut an Routineaufgaben.
Rebecca Lanz
Ein Dokumentenerkennungssystem kann diese Routinearbeit erheblich erleichtern, indem es die Unterlagen automatisch erkennt und verschlagwortet.
Rebecca Lanz
So entsteht Struktur, und die Personalakte ist vollständig, ohne dass jedes Dokument manuell sortiert und abgelegt werden muss.
Markus Höllriegel
Aber – und das ist entscheidend – das System darf nichts hinzudichten.
Markus Höllriegel
Es muss erkennen, was da ist, und Lücken lassen, wenn Informationen fehlen.
Markus Höllriegel
Alles andere wäre ein Risiko für Mitarbeiterrechte und Unternehmenspflichten.
Rebecca Lanz
KI kann also nützlich sein, wenn sie präzise begrenzt ist.
Rebecca Lanz
Sie ersetzt nicht die Verantwortung, sondern unterstützt sie.
Chapter 4
Handelsbeispiel und Nutzen
Markus Höllriegel
Ein anderes Beispiel stammt aus dem Handel.
Markus Höllriegel
Bestellungen gehen auf unterschiedlichsten Wegen ein – oft im E-Mail-Postfach oder Papierstapel unter anderen Dokumenten.
Markus Höllriegel
Früher bedeutete das: Dokument öffnen, prüfen, eintippen.
Rebecca Lanz
Heute können Systeme automatisch erkennen, ob es sich um eine Bestellung, eine Reklamation oder eine Anfrage handelt.
Rebecca Lanz
Die Information fließt direkt ins DMS-System, der passende Workflow startet sofort.
Rebecca Lanz
Die Vorteile sind handfest: weniger Übertragungsfehler, kürzere Bearbeitungszeiten, zufriedene Kunden.
Chapter 5
Vertrauen und Verantwortung
Markus Höllriegel
Damit kommen wir zu einem entscheidenden Punkt: Vertrauen.
Markus Höllriegel
Mitarbeiter akzeptieren KI nur, wenn sie erleben, dass sie zuverlässig unterstützt.
Rebecca Lanz
Ein System, das wiederholt fehlerhaft arbeitet, verliert in kürzester Zeit jede Glaubwürdigkeit.
Rebecca Lanz
Und ohne Glaubwürdigkeit wird jede Digitalisierungsbemühung ein Misserfolg.
Markus Höllriegel
Vertrauen entsteht durch Transparenz.
Markus Höllriegel
Wenn klar ist, wie die Maschine zu ihrem Ergebnis kommt, bleibt die Verantwortung in menschlicher Hand.
Rebecca Lanz
Was bedeutet das für Entscheider?
Rebecca Lanz
Es bedeutet, dass Investitionen nicht vom Schlagwort „KI“ getragen werden dürfen, sondern von einer nüchternen Abwägung.
Rebecca Lanz
Welche Prozesse sind stabil genug, um automatisiert zu werden?
Rebecca Lanz
Wo reicht es, wenn Informationen zuverlässig erkannt und sortiert werden?
Rebecca Lanz
Und wo braucht es zwingend menschliche Prüfung?
Markus Höllriegel
Die Grenze verläuft dort, wo das Verständnis der Maschine endet.
Markus Höllriegel
Und das endet manchmal viel früher, als es der KI-Hype auf Youtube, LinkedIn & Co. glauben macht.
Chapter 6
Regulierung und Ausblick
Rebecca Lanz
Es lohnt sich, den Blick auch auf die Regulierung zu richten.
Rebecca Lanz
Der kommende EU AI Act wird bestimmte Anwendungen in Risikokategorien einordnen.
Rebecca Lanz
Das bedeutet: Je kritischer der Anwendungsfall, desto strenger die Auflagen.
Markus Höllriegel
Für Unternehmen ist das kein Grund zur Sorge, sondern eine Chance zur Klarheit.
Markus Höllriegel
Wer heute auf transparente, kontrollierte Systeme setzt, ist vorbereitet.
Rebecca Lanz
Wer dagegen auf Black-Box-Dienste vertraut, wird morgen teuer nachrüsten müssen.
Markus Höllriegel
Darum gilt: Die richtige Reihenfolge ist entscheidend.
Markus Höllriegel
Zuerst die Analyse der Prozesse, dann die Festlegung der Verantwortlichkeiten, dann die Auswahl der Technologie.
Rebecca Lanz
Und erst ganz am Schluss die Frage nach dem Produkt.
Rebecca Lanz
Denn Technologie ist ein Mittel, kein Selbstzweck.
Markus Höllriegel
Ein Produkt, das sich in diesem Rahmen bewährt hat, ist das Intelligent Document Processing, abgekürzt IDP von Natif AI, einem einhundertprozentigem Tochterunternehmen von DocuWare, das hochspezialisiert auf KI im Zusammenhang mit Dokumentenverarbeitung ist.
Markus Höllriegel
IDP kann trainiert werden, erkennt, klassifiziert und indiziert Dokumente aber großenteils auch ohne Training – und bleibt dabei nachvollziehbar. Selbst Handschriften können verarbeitet werden.
Rebecca Lanz
IDP ersetzt keine kaufmännischen Entscheidungen.
Rebecca Lanz
Die KI von IDP hilft dokumentenbasierte Prozesse noch effizienter zu machen, Fehler zu reduzieren, sie schafft Geschwindigkeit und Sicherheit.
Chapter 7
Outro
Markus Höllriegel
Damit sind wir am Ende dieser Folge.
Rebecca Lanz
Wir haben gesehen, dass KI kein Allheilmittel ist, sondern ein Werkzeug mit klaren Grenzen.
Rebecca Lanz
Sie versteht nichts, sie rechnet Wahrscheinlichkeiten.
Rebecca Lanz
Und genau deshalb muss ihr Einsatz kontrolliert und transparent erfolgen.
Rebecca Lanz
Wer das berücksichtigt, kann Prozesse spürbar verbessern, ohne Risiken in Kauf zu nehmen.
Markus Höllriegel
Das war’s für heute im DMS-Podcast.
Markus Höllriegel
Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.
Markus Höllriegel
Rebecca.
Markus Höllriegel
Hat mir heute richtig Spaß gemacht mit Dir.
Rebecca Lanz
Danke.
Rebecca Lanz
Markus.
Rebecca Lanz
Das gebe ich gerne zurück an Dich.
Rebecca Lanz
Und. Danke an Sie, dass Sie heute zugehört haben.
Rebecca Lanz
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und machen Sie Ihr Unternehmen durch Digitalisierung besser und resilienter.
Rebecca Lanz
Schreiben Sie an kontakt@dms-gmbh.de
Rebecca Lanz
Ich freue mich, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind und ganz besonders über ein Abo für unseren Podcast.
Rebecca Lanz
Dann versäumen Sie auch keine Folge.
Markus Höllriegel
Der DMS-Podcast – Gespräche über Prozesse, die wirken.
Rebecca Lanz
Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen.
Rebecca Lanz
Und denken Sie dran: Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition....
Rebecca Lanz
Servus!
Rebecca Lanz
Bis nächsten Dienstag.