Maschinenakte 4.0: Effizienz und Rechtssicherheit in der Instandhaltung

Suzanne van der Cruysse

Willkommen zum DMS-Podcast.

Suzanne van der Cruysse

Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.

Suzanne van der Cruysse

Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, gehen wir der Frage nach, wie Unternehmen mit einer digitalen Maschinenakte Wartung und Dokumentation besser beherrschen können...

Markus Höllriegel

Hallo und herzlich willkommen.

Markus Höllriegel

Ich bin Markus Höllriegel, schön, dass Sie wieder dabei sind.

Markus Höllriegel

Heute freue ich mich besonders, eine neue Gesprächspartnerin im Podcast vorzustellen.

Markus Höllriegel

Sophia Brandenburg ist heute zum ersten Mal mit dabei.

Markus Höllriegel

Sie hat Betriebswirtschaft studiert und ca. 10 Jahre sich als freie Journalistin dem Thema Digitalisierung gewidmet.

Markus Höllriegel

Vorher war sie bei einem großen deutschen Unternehmen für die strategische Digitalisierungsplanung und anschließend als Projektleiterin tätig.

Markus Höllriegel

Einer Ihrer Schwerpunkte ist Qualitätsmanagement und damit die Verbindung von Dokumentenmanagement mit den Anforderungen aus Wartung und Produktion.

Markus Höllriegel

Sophia, herzlich willkommen im DMS-Podcast.

Sophia Brandenburg

Danke Markus.

Sophia Brandenburg

Aber zuerst einmal Hallo an alle Zuhörer.

Sophia Brandenburg

Ich bin Berlinerin und ich freue mich sehr, heute von meinem Homeoffice aus hier zu sein.

Sophia Brandenburg

Ich bin gespannt auf unser heutiges Thema, denn das begleitet mich tatsächlich schon seit meinen ersten Projekten.

Sophia Brandenburg

Wie bekommt man Ordnung in die Fülle an Wartungsplänen, Prüfprotokollen und Maschinenunterlagen?

Markus Höllriegel

Genau, das ist der Punkt.

Markus Höllriegel

In vielen Produktionsbetrieben, gerade in der Metallverarbeitung, Kunststoffindustrie oder Lebensmittelproduktion, gibt es Dutzende oder sogar Hunderte Maschinen.

Markus Höllriegel

Zu jeder Maschine gehören Handbücher, Wartungsintervalle, Prüfberichte, Temperatur- oder Druckprotokolle.

Markus Höllriegel

Das alles liegt oft verteilt: ein Teil im Schrank, ein Teil auf dem Server, manches noch im Ordner beim Schichtleiter.

Sophia Brandenburg

Und das führt zu echten Problemen.

Sophia Brandenburg

Wenn eine Maschine ausfällt und man dringend das Wartungshandbuch braucht, kann es Minuten oder sogar Stunden dauern, bis die Unterlagen gefunden sind.

Sophia Brandenburg

Laut einer Studie des Verbands Deutscher Maschinen- und Anlagenbau liegt die durchschnittliche Stillstandszeit pro Maschine im Mittelstand bei über zwanzig Stunden pro Jahr.

Sophia Brandenburg

Ein erheblicher Teil dieser Zeit entsteht nicht durch die Reparatur selbst, sondern durch die Suche nach Informationen und das Warten auf Freigaben.

Markus Höllriegel

Und das schlägt sofort auf die Kosten durch.

Markus Höllriegel

In der Metallverarbeitung bedeutet eine Stunde Stillstand bei einer Stanzmaschine oder Fräsmaschine schnell mehrere Tausend Euro Produktionsausfall.

Markus Höllriegel

Laut VDMA-Studien verlieren Unternehmen enorme Summen, die einfach nur für die Suche nach Handbüchern und Sicherheitsprotokollen draufgehen.

Sophia Brandenburg

Die Idee der digitalen Maschinenakte ist einfach, aber wirkungsvoll.

Sophia Brandenburg

Alle relevanten Dokumente und Nachweise einer Maschine werden zentral digital abgelegt.

Sophia Brandenburg

Das umfasst Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle, Wartungsberichte, Kalibrierungsnachweise, aber auch Fotos und digitale Sensorprotokolle.

Markus Höllriegel

Und das Entscheidende: Diese Dokumente sind nicht nur zentral gespeichert, sondern auch intelligent verschlagwortet.

Markus Höllriegel

Das heißt, ich finde mit einem Klick zum Beispiel alle Wartungsprotokolle der letzten fünf Jahre für die Spritzgießmaschine .Allrounder neunhundertzwanzig S.

Markus Höllriegel

Oder ich filtere nach Prüfberichten, die für die nächste Zertifizierung relevant sind.

Markus Höllriegel

Oder ich lasse mich vom Dokumentenmanagementsystem automatisch zum Beispiel an den nächsten Wartungstermin erinnern.

Sophia Brandenburg

Auch für die Kunststoffindustrie ist das besonders wichtig.

Sophia Brandenburg

Hier gelten strenge Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Produkthaftung.

Sophia Brandenburg

Wenn ein Kunde nachweist, dass bei der Herstellung bestimmte Prüfungen nicht ordnungsgemäß dokumentiert waren, kann das sehr teuer werden.

Sophia Brandenburg

Mit einer revisionssicheren, digitalen Maschinenakte lassen sich diese Nachweise jederzeit belegen.

Markus Höllriegel

Nehmen wir ein Beispiel aus der Metallverarbeitung.

Markus Höllriegel

Ein mittelständischer Betrieb mit etwa achtzig Mitarbeitenden betreibt rund vierzig Maschinen, darunter CNC-Fräsmaschinen, Schweißanlagen und Pressen.

Markus Höllriegel

Bisher lagen die Wartungspläne in Papierform beim Meister im Büro.

Markus Höllriegel

Jede Maschine hatte ihren Ordner.

Markus Höllriegel

Wenn ein Servicetechniker etwas nachsehen wollte, musste er erst fragen, den Ordner holen und hoffen, dass die aktuelle Version drin war.

Sophia Brandenburg

Durch die Einführung einer digitalen Maschinenakte wurde das komplett umgestellt.

Sophia Brandenburg

Alle Wartungspläne wurden digitalisiert, alte Protokolle eingescannt und mit Schlagworten versehen.

Sophia Brandenburg

Neue Protokolle und andere Dokumente entstehen direkt digital – mit Tablet oder PC - oder automatisch.

Markus Höllriegel

Das Ergebnis:

Markus Höllriegel

Die Zeit, um auf die richtigen Informationen zuzugreifen, sank von durchschnittlich zwanzig Minuten auf unter dreißig Sekunden.

Markus Höllriegel

Und der Betrieb konnte es beweisen: Vor der BG-Auditierung einfach kurz gefiltert, Klick – alle Nachweise fertig, kein Stress, kein Schwitzen.

Sophia Brandenburg

Ein anderes Beispiel.

Sophia Brandenburg

Ein Hersteller von Kunststoffteilen für die Automobilindustrie hatte das Problem, dass er für jede Maschine Temperatur- und Druckprotokolle dokumentieren musste.

Sophia Brandenburg

Die Nachweise mussten zehn Jahre lang verfügbar bleiben, weil die Kunden es so verlangten.

Markus Höllriegel

Papierordner und Netzlaufwerke waren hier keine Lösung mehr.

Markus Höllriegel

Es war schlicht zu viel.

Markus Höllriegel

Pro Maschine fielen mehrere Hundert Seiten pro Jahr an.

Sophia Brandenburg

Mit der digitalen Maschinenakte wurden die Protokolle automatisiert in das Dokumentenmanagement übernommen.

Sophia Brandenburg

Jedes Protokoll wurde automatisch mit Maschinennummer, Datum, Prüfer und Schicht verknüpft.

Sophia Brandenburg

Wenn später eine Reklamation kam, konnte man genau nachweisen, dass die Maschine am betreffenden Tag ordnungsgemäß geprüft wurde.

Markus Höllriegel

Und das ist nicht nur praktisch, sondern auch rechtlich relevant.

Markus Höllriegel

Im Produkthaftungsfall zählt nicht, dass man geprüft hat, sondern dass man es nachweisen kann.

Markus Höllriegel

Und gnadenlos streng sind für... Lebensmittelhersteller! die Dokumentationspflichten bei Produktionsmaschinen

Markus Höllriegel

Von lückenlosen Hygieneprotokollen über detaillierte Wartungsnachweise bis hin zur vollständigen Risikobeurteilung muss jeder Schritt schriftlich belegt werden,

Markus Höllriegel

denn schon die kleinste Lücke kann im Ernstfall Produktionsstopps, hohe Bußgelder oder sogar den Entzug der Betriebserlaubnis bedeuten.

Markus Höllriegel

Eine digitale Maschinenakte liefert alle diese Nachweise in Sekunden.

Sophia Brandenburg

Vielleicht noch ein paar Fakten.

Sophia Brandenburg

Der Branchenverband Bitkom hat ermittelt, dass digitale Dokumentenmanagementsysteme im Schnitt die Suchzeit nach Informationen um bis zu fünfzig Prozent reduzieren.

Sophia Brandenburg

In der Instandhaltung bedeutet das bares Geld.

Markus Höllriegel

Und die VDMA-Studie aus dem Jahr zweitausend einundzwanzig zeigt:

Markus Höllriegel

Unternehmen, die Wartungsinformationen digital führen, erreichen bis zu dreißig Prozent weniger ungeplante Stillstände.

Sophia Brandenburg

Hinzu kommt die Entlastung der Mitarbeitenden.

Sophia Brandenburg

Statt Aktenordner zu wälzen, können sie sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren.

Sophia Brandenburg

Der Mehrwert liegt wirklich im Detail: Nicht suchen, sondern finden.

Sophia Brandenburg

Das merken Mitarbeitende ziemlich schnell – und, ich finde, es zahlt direkt auch auf die Motivation im Team ein, wenn Prozesse erleichtert werden.

Sophia Brandenburg

Es verbessert die Motivation und verringert Fehler durch fehlende oder falsche Unterlagen.

Markus Höllriegel

Bevor wir Richtung „best practice“ gehen: Wie überzeugt man denn Teams, die vorher Jahrzehnte alles im Ordner gemacht haben, von der neuen Lösung?

Markus Höllriegel

Ich kenn viele, da gibt’s am Anfang wirklich Berührungsängste – und manchmal einen Technologie-Overload.

Sophia Brandenburg

Das ist ein guter Punkt, Markus.

Sophia Brandenburg

Ich glaube, der Schlüssel liegt in der Struktur: Jede Maschine bekommt eine eindeutige Kennung, alles wird um diese Nummer herum digital aufgebaut.

Sophia Brandenburg

Wenn man den Leuten zeigt, dass das Suchen plötzlich kinderleicht ist... da legt sich der Widerstand meistens schnell.

Sophia Brandenburg

Klar, man muss die Mitarbeitenden mitnehmen – und wirklich jedes Dokument sofort richtig ablegen, sonst holt einen das Papier-Chaos irgendwann wieder ein.

Markus Höllriegel

Und dieser Übergang kann technisch heute sehr elegant gelöst werden.

Markus Höllriegel

DocuWare, um mal ein Beispiel zu nennen, übernimmt das Einlesen und überwiegend automatische Ablegen von Protokollen und anderen maschinenrelevanten Dokumenten.

Markus Höllriegel

Die Mitarbeitenden verschlagworten weniger selbst – es wird im Hintergrund geregelt und der Prozess läuft quasi nebenbei mit.

Markus Höllriegel

Zum Beispiel werden eingehende Serviceberichte automatisch gelesen, mit Schlagworten versehen und in der richtigen Maschinenakte abgelegt.

Sophia Brandenburg

So entsteht nach und nach eine komplette, revisionssichere Dokumentation – und die Suche nach Unterlagen gehört der Vergangenheit an.

Sophia Brandenburg

Das Sahnehäubchen ist dann noch die Volltextsuche, das heißt der Mitarbeitende findet Dokumente in Sekundenschnelle, die einen Begriff, zum Beispiel eine Ersatzteilbezeichnung, im Text haben ohne dass er weitere Details zu dem Dokument wissen muss.

Markus Höllriegel

Das ist schon beeindruckend, wie dieser Automatisierungshebel direkte Auswirkungen auf Effizienz und Rechtssicherheit haben kann.

Markus Höllriegel

Und am Ende bleibt mehr Zeit fürs, äh..., Wesentliche: nämlich mehr produktives Arbeiten, weil Dokumente suchen wegfällt.

Sophia Brandenburg

Vielleicht zum Abschluss – das Prinzip zieht ja Kreise: Wie wir in einer anderen Folge über die digitale Eingangsrechnungsbearbeitung schon berechnet haben, sparen Automatisierung und klare Abläufe hunderte Stunden und erheblichen Aufwand

Sophia Brandenburg

und machen ein Unternehmen nicht nur resilienter, sondern eben auch zukunftsfähig.

Sophia Brandenburg

Das zahlt sich dann nicht nur finanziell, sondern oft auch im Kopf aus.

Markus Höllriegel

Dem kann ich mich nur anschließen.

Markus Höllriegel

Digitalisierung ist kein Selbstzweck – sie soll Arbeit erleichtern, Wissen sichern und letztlich die Leute entlasten.

Markus Höllriegel

Wir machen auf jeden Fall weiter mit spannenden Themen.

Markus Höllriegel

An alle Zuhörerinnen und Zuhörer... bleibt neugierig... bleibt effizient.

Markus Höllriegel

Das war’s für heute im DMS-Podcast.

Markus Höllriegel

Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.

Sophia Brandenburg

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und machen Sie Ihr Unternehmen durch Digitalisierung besser und resilienter.

Sophia Brandenburg

Schreiben Sie an kontakt@dms-gmbh.DE.

Markus Höllriegel

Sophia.

Markus Höllriegel

Hat Spaß gemacht mit dir.

Sophia Brandenburg

Mir auch mit Dir, Markus.

Sophia Brandenburg

Und danke – das Gespräch war inspirierend!

Sophia Brandenburg

Und danke an alle, die heute zugehört haben.

Sophia Brandenburg

Wir freuen uns, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind.

Markus Höllriegel

Der DMS-Podcast – Gespräche über Prozesse, die wirken.

Sophia Brandenburg

Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen.

Sophia Brandenburg

Und denken Sie dran:

Sophia Brandenburg

Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition.

Sophia Brandenburg

Bis nächste Woche, wieder Dienstags.