Digitale Ordnung als Schutz vor Burnout

Suzanne van der Cruysse

Willkommen zum DMS-Podcast. Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie. Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, widmen wir uns heute der Frage, wie digitale Ordnung zur psychischen Gesundheit am Arbeitsplatz beitragen kann.

Sophia Brandenburg

Ich bin Sophia Brandenburg, heute Mal ohne Markus Höllriegel, dem ich einen schönen Urlaub wünsche. Ich begrüße Sie wieder aus meinem Homeoffice in Berlin und ich möchte mit Ihnen über ein Thema sprechen, das mir einerseits auf der Seele liegt andererseits auf den ersten Blick ungewöhnlich klingen mag: Wie kann ein Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare dazu beitragen, Burnout vorzubeugen? Die Prävention eines Burnouts erfordert nicht nur Selbstfürsorge und die Pflege sozialer Kontakte, sondern auch die grundlegende Gestaltung unserer Arbeitsstrukturen. Denn psychische Belastung entsteht oft dort, wo Chaos, Unklarheit und permanente Reibungsverluste den Arbeitsalltag prägen. Lassen Sie uns gemeinsam schauen, wie digitale Ordnung hier zum echten Schutzfaktor werden kann.<break time="0.5s" />

Sophia Brandenburg

Arbeitsbelastung ist nicht per se schädlich. Im Gegenteil: In einem gesunden Maß kann sie anregend und motivierend wirken – man spricht dann von Eustress, also gutem Stress. Eustress fördert Konzentration, Leistungsfähigkeit und das Gefühl, im Flow zu sein – jenem Zustand, in dem man völlig in einer Tätigkeit aufgeht, Zeit vergisst und intrinsische, das heißt von innen herauskommende Motivation spürt. Problematisch wird es, wenn aus Eustress Dysstress wird – eine Form von Stress, die als dauerhaft, unkontrollierbar oder sinnentleert erlebt wird. Dysstress entsteht nicht nur durch zu viel Arbeit, sondern vor allem durch Unklarheit, ständige Unterbrechungen, fehlende Kontrolle und das Gefühl, ständig hinterherzuhinken. Hier beginnt der klassische Nährboden für Burnout.

Sophia Brandenburg

In vielen Organisationen zeigt sich Dysstress in alltäglichen Mikrobelastungen: Dokumentenchaos, unklare Verantwortlichkeiten, manuelle Routineaufgaben, redundante Kommunikation. Diese Reibungsverluste sind unscheinbar – aber sie akkumulieren. Wer täglich unnötig Energie auf organisatorisches Durcheinander verwendet, hat weniger Ressourcen für sinnvolle, produktive Arbeit. Denken Sie an eine Buchhalterin, die jeden Monat dieselben Rechnungen manuell zuordnen muss, weil das System keine automatische Erkennung bietet. Oder an einen Vertriebsleiter, der wichtige Kundenkorrespondenz nicht findet, weil sie irgendwo in Outlook verschwunden ist. Solche Situationen erzeugen permanente Anspannung – und genau diese chronische Mikrobelastung ist ein unterschätzter Risikofaktor für Erschöpfung.<break time="0.5s" />

Sophia Brandenburg

Die Salutogenese, von lateinisch salus gleich Gesundheit und genesis gleich Entstehung – ist ein Konzept aus der Gesundheitspsychologie, das fragt: Was erhält Menschen gesund? Der israelisch-amerikanische Medizinsoziologe Aaron Antonovsky beschrieb drei Kernfaktoren, die dazu beitragen, dass Menschen auch unter Belastung stabil bleiben: Verstehbarkeit – ich weiß, was um mich herum passiert. Handhabbarkeit – ich habe die Ressourcen, um mit Anforderungen umzugehen. Und Sinnhaftigkeit – ich erkenne, warum ich tue, was ich tue.

Sophia Brandenburg

Wenn Arbeitsbedingungen diese drei Komponenten fördern, entsteht ein salutogenes Umfeld – eines, das psychische Widerstandskraft stärkt, statt sie auszuhöhlen. Es geht also nicht darum, Stress zu vermeiden, sondern ihn gestaltbar zu machen. Eine solche Arbeitsumgebung braucht Strukturen, die Orientierung, Transparenz und Eigenverantwortung fördern. Genau an dieser Schnittstelle kann Digitalisierung – sinnvoll eingesetzt – zum echten Gesundheitsfaktor werden. Denn digitale Systeme können genau jene strukturellen Bedingungen schaffen, die Menschen das Gefühl geben, ihre Arbeit verstehen, bewältigen und als sinnvoll erleben zu können.<break time="0.5s" />

Sophia Brandenburg

Ein intelligentes Dokumentenmanagementsystem ist kein Wellnessprogramm. Aber es kann genau jene strukturellen Bedingungen schaffen, die Eustress ermöglichen und Dysstress vermeiden. Lassen Sie mich das konkret machen: Erstens, Verstehbarkeit durch Transparenz. Systeme wie DocuWare sorgen dafür, dass Informationen nachvollziehbar, zentral und aktuell verfügbar sind. Mitarbeitende wissen, wo Dokumente liegen, welche Prozesse laufen und wer verantwortlich ist. Das reduziert Unsicherheit – und fördert das Gefühl von Kontrolle und Orientierung. Stellen Sie sich einen Qualitätsmanager vor, der für ein Audit alle relevanten Zertifikate und Prüfprotokolle binnen Minuten abrufen kann, statt tagelang in Ordnern zu suchen. Diese Klarheit schafft Sicherheit – und Sicherheit ist ein zentraler Puffer gegen chronischen Stress.

Sophia Brandenburg

Zweitens, Handhabbarkeit durch Automatisierung. Routinetätigkeiten wie Freigaben, Archivierung oder Nachverfolgung laufen automatisiert. Das entlastet von monotonen Aufgaben und schafft geistige Kapazität für kreative, sinnstiftende Arbeit. Wenn der Alltag weniger von Reibung geprägt ist, entsteht mehr Raum für Flow-Erleben – also für jene Momente produktiver Vertiefung, in denen Motivation fast von selbst entsteht. Ein Beispiel: Eine Personalabteilung, in welcher die Lohnabrechnungsdokumente automatisch archiviert und den Mitarbeitern bereitgestellt werden oder das Bewerbermanagement digital workflowgestützt läuft, gewinnt Zeit für strategische Aufgaben wie Talententwicklung. Diese Verschiebung von administrativer Last zu inhaltlicher Gestaltung ist psychologisch enorm wertvoll.

Sophia Brandenburg

Und drittens, Sinnhaftigkeit durch Klarheit und Fokus. Wer seine Energie nicht in administrativen Nebenschauplätzen verliert, kann sich auf inhaltlich relevante Aufgaben konzentrieren. Digitale Ordnung ist damit kein Selbstzweck, sondern eine Grundlage für das Gefühl, dass Arbeit wirksam und sinnvoll ist. Die technologische Unterstützung ist dabei kein Ersatz für Achtsamkeit oder Unternehmenskultur – aber ein stabiler Rahmen, in dem salutogene Prinzipien überhaupt greifen können. Wenn Mitarbeitende erleben, dass ihre Arbeit Wirkung zeigt, dass Prozesse nachvollziehbar sind und dass sie selbst gestalten können, entsteht intrinsische Motivation – und die ist der stärkste Schutz vor Erschöpfung.<break time="0.5s" />

Sophia Brandenburg

Ziehen wir ein Fazit. Burnoutprävention beginnt nicht erst bei psychologischer Unterstützung oder bei Resilienztrainings, sondern viel früher – bei der Gestaltung von Arbeitsstrukturen. Wenn Unternehmen digitale Systeme wie DocuWare so einsetzen, dass sie Klarheit, Handhabbarkeit und Sinn fördern, schaffen sie nicht nur Effizienz, sondern auch psychische Stabilität. Gesundheit entsteht dort, wo Menschen verstehen, handeln und wirken können – und manchmal beginnt das schlicht mit einer gut organisierten Dokumentenablage.

Sophia Brandenburg

Meine Empfehlung an Sie als Führungskraft. Betrachten Sie Digitalisierung nicht nur als technisches Projekt, sondern als Investition in die psychische Gesundheit Ihrer Organisation. Fragen Sie sich: Wo verlieren Ihre Mitarbeitenden täglich Energie durch unnötige Reibung? Wo fehlt Transparenz, wo Kontrolle, wo Sinnerleben? Und dann nutzen Sie digitale Werkzeuge gezielt, um genau diese Lücken zu schließen. Denn am Ende geht es nicht um Software – es geht um Menschen, die in ihrer Arbeit aufblühen können, statt daran zu leiden. Wirken Sie hohem Krankenstand und der Zunahme psychischer Erkrankungen entgegen. --

Sophia Brandenburg

Danke an Sie, dass Sie heute zugehört haben. Wenn Sie wissen wollen, wie Sie die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen mitarbeiterfreundlich und salutogen digitalisieren können, abonnieren Sie einfach diesen Podcast und hören Sie nächste Woche wieder rein, denn da geht es genau um dieses Thema.

Sophia Brandenburg

Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe und Ursula Küpper für Skript und Produktion.

Sophia Brandenburg

Und denken Sie dran: Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition. Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen. Bis nächste Woche, wieder Dienstags.