Dokumentenmanagement in der Variantenfertigung: Prozesse meistern und Kosten senken

Suzanne van der Cruysse

Willkommen zum DMS-Podcast. Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie. Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, gehen wir der Frage nach, wie Variantenfertiger mit Dokumentenmanagement und Workflow-Systemen ihre komplexen Prozesse beherrschbar machen.

Markus Höllriegel

ich begrüße Sie, ich bin Markus Höllriegel und freue mich wie jede Woche auf unser heutiges DMS Thema, das ich mit Sophia Brandenburg heute diskutieren werde. Grüß' Dich Sophia.

Sophia Brandenburg

Grüß Dich auch, Markus, heute, wie meistens, aus meinem Homeoffice in Berlin. Wir haben uns heute ein großes Thema rausgesucht, Dokumentenmanagement und Dokumentenlenkung bei Variantenfertigern. Wir können das Thema im Rahmen eines Podcasts nur antriggern, weil darüber könnte ich auch stundenlang mit Dir diskutieren, aber wenn der Podcast bewirkt, dass ein Verantwortlicher beginnt, sich mit dem Thema auseinanderzusetzen, dann hat dieser Beitrag sein Ziel erreicht.

Markus Höllriegel

Sophia, ich hatte letzte Woche ein interessantes Gespräch mit einem Maschinenbauer, der mich direkt gefragt hat: Warum sollte ausgerechnet ein Variantenfertiger in ein DMS investieren? Die haben doch ganz andere Probleme als Papierkram. Das hat mich zum Nachdenken gebracht.

Sophia Brandenburg

[chuckles] Diese Reaktion kenne ich. Viele denken beim Thema Dokumentenmanagement erstmal an Archivierung und Ablage. Bei Variantenfertigern wird es aber deutlich komplexer. Wenn Sie jedes Mal eine andere Maschine bauen, haben Sie nicht nur viele Dokumente, sondern vor allem: Es sind immer andere Dokumente. Jede Variante bringt ihre eigenen Zeichnungen, Stücklisten, Prüfprotokolle mit.

Markus Höllriegel

Diese Dokumente durchlaufen ja den gesamten Betrieb. Von der Entwicklung über die Fertigung bis zum Service.

Sophia Brandenburg

Genau da entsteht die Herausforderung. Neulich berichtete mir ein Geschäftsführer, sie hätten etwa dreihundert Aufträge pro Jahr. Klingt zunächst überschaubar. Wenn Sie jedoch pro Auftrag zwischen fünfzig und hundert Dokumente haben, kommen Sie schnell auf fünfzehntausend bis dreißigtausend Dokumente jährlich. Die Frage ist dann: Wie finden Sie in zehn Jahren das spezifische Prüfprotokoll zu einer bestimmten Maschinenvariante, wenn ein Kunde anruft?

Markus Höllriegel

Das ist eine ernsthafte operative Herausforderung. Der Servicetechniker braucht diese Information unmittelbar, nicht nach stundenlanger Suche.

Sophia Brandenburg

Es geht auch um Freigabeprozesse. Wenn die Entwicklung eine Zeichnung ändert, muss sichergestellt sein, dass in der Fertigung ausschließlich die aktuelle, freigegebene Version verwendet wird. Bei drei parallellaufenden Aufträgen mit ähnlichen, aber nicht identischen Bauteilen wird das schnell kritisch.

Markus Höllriegel

Du hast die Freigabeprozesse angesprochen. Welche konkreten Risiken siehst Du, wenn diese nicht funktionieren?

Sophia Brandenburg

Nehmen wir das Qualitätsmanagement. Die ISO neuntausend eins verlangt lückenlose Dokumentation aller qualitätsrelevanten Prozesse. Jede Prüfung, jede Freigabe, jede Änderung muss nachvollziehbar sein. Wenn bei einer Reklamation die Prüfprotokolle nicht auffindbar sind oder die falsche Version einer Arbeitsanweisung verwendet wurde, fehlt der Nachweis ordnungsgemäßer Arbeit.

Markus Höllriegel

Mit entsprechenden Haftungsfolgen.

Sophia Brandenburg

Ein Unternehmen berichtete mir von einem Gewährleistungsfall, bei dem sie nicht nachweisen konnten, ob eine bestimmte Prüfung stattgefunden hatte. Das Protokoll war nicht mehr auffindbar. Sie haben die gesamte Nacharbeit übernommen, obwohl sie von der ordnungsgemäßen Prüfung überzeugt waren. Kostenpunkt: mittlerer fünfstelliger Betrag.

Markus Höllriegel

Auch die Beschaffung ist bei Variantenfertigern eine besondere Herausforderung, oder?

Sophia Brandenburg

Die Beschaffung ist tatsächlich ein neuralgischer Punkt. Variantenfertiger bestellen ja keine Standardteile in großen Mengen, sondern projektbezogen sehr unterschiedliche Komponenten. Jede Variante braucht spezifische Materialien, oft von wechselnden Lieferanten. Das bedeutet: Sie müssen für jeden Auftrag sicherstellen, dass die Materialqualität stimmt.

Markus Höllriegel

Und da kommen die Lieferantenzertifikate ins Spiel.

Sophia Brandenburg

Genau. Bei vielen Bauteilen, besonders im Maschinenbau, benötigen Sie Werkstoffzeugnisse, Konformitätserklärungen, Zertifikate nach DIN EN zehntausend zweihundert vier. Diese Dokumente sind nicht optional. Wenn Sie später nachweisen müssen, dass ein verbautes Material den Spezifikationen entspricht, brauchen Sie diese Zertifikate. Das Problem: Diese Dokumente kommen oft nicht automatisch mit der Lieferung. Der Lieferant muss sie nachreichen.

Markus Höllriegel

Und dann verliert man den Überblick.

Sophia Brandenburg

Ein klassisches Szenario: Die Wareneingangsprüfung stellt fest, dass das Zertifikat fehlt. Das Teil wird trotzdem eingelagert, weil der Terminplan drängt. Der Wareneingangsprüfer hinterlegt irgendwo eine Notiz, dass das Zertifikat noch nachgefordert werden muss. Zwei Wochen später braucht die Fertigung das Teil. Das Zertifikat ist immer noch nicht da, aber der Druck ist enorm. Man verbaut das Teil. Monate später, bei der Endabnahme oder einem Audit, fehlt die Dokumentation.

Markus Höllriegel

Und dann wird es richtig unangenehm.

Sophia Brandenburg

Im besten Fall müssen Sie das Zertifikat mühsam beim Lieferanten nachfordern. Im schlechteren Fall können Sie nicht mehr eindeutig zuordnen, welches Zertifikat zu welchem gelieferten Teil gehört, weil mehrere Lieferungen desselben Materials zwischenzeitlich stattgefunden haben. Im schlimmsten Fall müssen Sie das Teil ausbauen und neu beschaffen, wenn der Kunde oder ein Auditor auf der lückenlosen Dokumentation besteht.

Markus Höllriegel

Das betrifft ja nicht nur einzelne Bauteile, sondern kann ganze Aufträge blockieren.

Sophia Brandenburg

Bei komplexen Maschinen mit hunderten Bauteilen aus unterschiedlichen Quellen wird das schnell existenziell. Wenn bei der Endabnahme zehn Zertifikate fehlen und Sie nicht ausliefern können, entstehen Konventionalstrafen. Oder der Kunde verweigert die Abnahme komplett. Das bindet Kapital, belastet die Liquidität und schadet dem Ruf.

Markus Höllriegel

Wie kann strukturiertes Dokumentenmanagement hier helfen?

Sophia Brandenburg

Der Schlüssel liegt in der Dokumentenlenkung. Jedes eingehende Dokument wird nicht nur archiviert, sondern aktiv gelenkt. Wenn eine Bestellung aufgegeben wird, weiß das System: Für diesen Artikel wird ein Zertifikat benötigt. Bei Wareneingang prüft das System: Ist das Zertifikat vorhanden? Wenn nein, wird automatisch eine Wiedervorlage erstellt und der Einkauf informiert.

Markus Höllriegel

Das heißt, nichts fällt mehr durch die Maschen.

Sophia Brandenburg

Die Wiedervorlage bleibt aktiv, bis das Zertifikat eingeht. Der Einkauf sieht auf einen Blick: Welche Zertifikate sind noch offen? Bei welchen Lieferanten muss nachgefasst werden? Ein ECMS wie DocuWare kann auch vollautomatisch die Anforderung eines Zertifikates übernehmen. Das erfolgt über einen Workflow, der auch anmahnt oder wenn eine definierte Zeit verstrichen ist, eskaliert.

Markus Höllriegel

Das setzt voraus, dass die Dokumente mit den Auftragsdaten verknüpft sind.

Sophia Brandenburg

Jedes Dokument wird der Bestellung, dem Auftrag und letztlich der Maschine zugeordnet. Wenn Sie Jahre später eine Maschine im Service haben, können Sie sofort alle Zertifikate aller verbauten Materialien dieser spezifischen Maschine abrufen. Das ist für die Rückverfolgbarkeit entscheidend.

Markus Höllriegel

Gerade im Service erlebe ich immer wieder, dass die Dokumentation fehlt.

Sophia Brandenburg

Der Service ist tatsächlich der Moment der Wahrheit. Ein Kunde ruft an, eine Komponente ist ausgefallen, er braucht ein Ersatzteil. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Variante in dieser spezifischen Maschine verbaut wurde, müssen Sie raten oder aufwendig recherchieren. Mit durchgängiger Dokumentation sehen Sie sofort: Das ist die Maschine mit Seriennummer soundso, verbaut wurden diese Komponenten, hier sind die Zeichnungen, hier die Stückliste. Der Servicetechniker kann das richtige Ersatzteil identifizieren und bestellen.

Markus Höllriegel

Du sprichst von einer durchgängigen Dokumentation. Wie weit reicht die denn in der Praxis?

Sophia Brandenburg

Sie beginnt in der Entwicklung. Wenn ein neuer Auftrag kommt, erstellt die Entwicklung die kundenspezifischen Zeichnungen und Stücklisten. Diese Dokumente durchlaufen Freigabeprozesse. Erst wenn sie freigegeben sind, können sie in der Fertigung verwendet werden. Jede Änderung wird dokumentiert, jede Version ist nachvollziehbar. Das ist nicht nur für die ISO-Zertifizierung wichtig, sondern auch für die Haftung. Im Schadensfall können Sie belegen: Diese Version war zu diesem Zeitpunkt freigegeben.

Markus Höllriegel

Und in der Fertigung selbst?

Sophia Brandenburg

Die Fertigung arbeitet mit Arbeitsanweisungen, Prüfplänen, Fertigungsprotokollen. Auch hier gilt: Die richtige Version muss am richtigen Arbeitsplatz verfügbar sein. Wenn eine Arbeitsanweisung geändert wird, muss sichergestellt sein, dass alle Mitarbeiter mit der neuen Version arbeiten. Papierkopien haben da nichts zu suchen. Prüfprotokolle werden ausgefüllt und archiviert. Bei späteren Fragen oder Reklamationen können Sie nachvollziehen: Wann wurde was wie geprüft? Wer hat geprüft? Was war das Ergebnis?

Markus Höllriegel

Aber das klingt nach erheblichem Aufwand.

Sophia Brandenburg

Der Aufwand entsteht sowieso. Die Frage ist nur: Machen Sie es strukturiert und nachvollziehbar oder chaotisch und fehleranfällig? Strukturiertes Dokumentenmanagement bedeutet nicht mehr Arbeit, sondern bessere Organisation der ohnehin anfallenden Arbeit. Sie erfassen die Dokumente einmal, ordnen sie einmal zu, und dann stehen sie allen Beteiligten zur Verfügung.

Markus Höllriegel

Wie sieht das im Maschinenmanagement aus? Sowohl für die eigenen Fertigungsmaschinen als auch für die gefertigten Maschinen?

Sophia Brandenburg

Für die eigenen Fertigungsmaschinen geht es um Wartung und Instandhaltung. Jede Maschine hat ihre Dokumentation: Bedienungsanleitung, Wartungspläne, Inspektionsberichte. Wenn eine Wartung fällig ist, muss der Verantwortliche wissen: Was muss geprüft werden? Welche Ersatzteile könnten nötig sein? Mit strukturierter Dokumentation haben Sie diese Informationen sofort verfügbar. Das reduziert Stillstandzeiten.

Markus Höllriegel

Und für die gefertigten Maschinen?

Sophia Brandenburg

Jede ausgelieferte Maschine erhält ihre eigene Dokumentationsakte. Alle Konstruktionszeichnungen, alle Stücklisten, alle Prüfprotokolle, die Abnahmedokumentation, spätere Serviceeinsätze. Diese Akte bleibt über die gesamte Lebensdauer der Maschine erhalten. Wenn der Kunde nach zehn Jahren ein Problem hat, können Sie sofort nachvollziehen: Was wurde verbaut? Welche Varianten wurden verwendet? Welche Serviceeinsätze gab es bereits?

Markus Höllriegel

Die Auftragsabwicklung scheint mir ein weiterer kritischer Bereich zu sein.

Sophia Brandenburg

Die Auftragsabwicklung ist das Rückgrat des gesamten Prozesses. Jeder Auftrag durchläuft verschiedene Stationen: Angebot, Auftragsbestätigung, Konstruktion, Beschaffung, Fertigung, Qualitätsprüfung, Auslieferung. An jeder Station entstehen Dokumente. Ohne zentrale Auftragsakte verlieren Sie den Überblick: Welche Dokumente liegen vor? Was fehlt noch? Wer ist gerade zuständig?

Markus Höllriegel

Und im Rechnungswesen?

Sophia Brandenburg

Im Rechnungswesen wird es besonders wichtig bei der Wareneingangsprüfung und Rechnungsprüfung. Bei der Wareneingangsprüfung müssen Sie dokumentieren: Was wurde geliefert? Entspricht es der Bestellung? Ist die Qualität in Ordnung? Fehlen Dokumente wie Zertifikate? Diese Dokumentation ist die Grundlage für die spätere Rechnungsprüfung.

Markus Höllriegel

Die Rechnungsprüfung gleicht dann Bestellung, Lieferschein und Rechnung ab.

Sophia Brandenburg

Der klassische Dreisatz. Aber bei Variantenfertigern wird das kompliziert, weil oft Teillieferungen erfolgen, Mengen angepasst werden, Positionen nachbestellt werden. Wenn die Dokumente nicht sauber zugeordnet sind, entstehen Verzögerungen. Rechnungen können nicht freigegeben werden, weil Belege fehlen. Oder schlimmer: Rechnungen werden bezahlt, obwohl die Lieferung unvollständig war oder nicht den Spezifikationen entsprach.

Markus Höllriegel

Das bindet ja auch erhebliche Ressourcen in der Verwaltung.

Sophia Brandenburg

Mitarbeiter verbringen Zeit mit Suchen, Nachfragen, Klären. Zeit, die für wertschöpfende Tätigkeiten fehlt. Und die Frustration ist enorm, wenn man zum dritten Mal denselben Beleg sucht oder dieselbe Information nachfordern muss.

Markus Höllriegel

Wenn jetzt ein Geschäftsführer eines Variantenfertigers überlegt, wo er anfangen soll, was rätst Du unserem Zuhörer ?

Sophia Brandenburg

Beginnen Sie mit einer ehrlichen Analyse: Wo tut es am meisten weh? Wo verlieren Sie am meisten Zeit, Geld oder Qualität? Oft sind das die Bereiche, die wir heute besprochen haben: Fehlende Zertifikate in der Beschaffung, nicht auffindbare Prüfprotokolle im Qualitätsmanagement, lange Suchzeiten im Service. Priorisieren Sie einen Bereich und starten Sie dort mit einem Pilotprojekt.

Markus Höllriegel

(chuckles) Aber warum nicht gleich alles umstellen?

Sophia Brandenburg

Weil Sie lernen müssen. Jedes Unternehmen hat eigene Prozesse, eigene Herausforderungen, eigene Kultur. Ein Pilotprojekt gibt Ihnen die Möglichkeit, Erfahrungen zu sammeln, Prozesse zu schärfen und Mitarbeiter einzubinden. Wenn Sie verstehen, was funktioniert und was nicht, können Sie die Lösung auf andere Bereiche übertragen.

Markus Höllriegel

Es gibt computeraffine Mitarbeiter. Sophia. Und solche die sich vehement gegen jede Veränderung sträuben. Das ist doch ein Problem, oder?

Sophia Brandenburg

Ohne Akzeptanz der Mitarbeiter wird jedes System scheitern. Sie müssen verstehen, warum die Veränderung notwendig ist und welchen Nutzen sie selbst davon haben. Weniger Suchzeiten, weniger Doppelarbeit, weniger Stress. Das sind greifbare Vorteile. Aber Sie müssen es auch vorleben: Konsequent das System nutzen, konsequent Dokumente ablegen, konsequent Prozesse einhalten.

Markus Höllriegel

Und was bedeutet das langfristig für Variantenfertiger?

Sophia Brandenburg

Variantenfertiger, die heute in strukturiertes Dokumentenmanagement investieren, schaffen die Grundlage für künftige Anforderungen. Nehmen Sie die neuen Lieferkettengesetze: Immer mehr Kunden verlangen Nachweise über verwendete Materialien und deren Herkunft. Oder die verschärften Rückverfolgbarkeitspflichten bei Produkthaftungsfällen. Auch Versicherer fordern zunehmend lückenlose Wartungsdokumentation bei Schadensfällen. Wer heute eine solide Dokumentationsbasis aufbaut, kann diese Anforderungen erfüllen. Wer wartet, gerät unter Druck.

Markus Höllriegel

Vielen Dank für diese Einblicke, Sophia.

Sophia Brandenburg

Gerne, Markus.

Markus Höllriegel

Das war's für heute im DMS-Podcast. Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.

Sophia Brandenburg

Wenn Sie mehr über Dokumentenmanagement in der Variantenfertigung oder andere Themen rund um Dokumentenmanagement und Digitalisierung erfahren möchten, nehmen Sie gerne Kontakt zur DMS GmbH auf. Wir unterstützen Sie dabei, die richtigen Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden und erfolgreich umzusetzen. Schreiben Sie an kontakt@dms-gmbh.de Und Danke an Sie, dass Sie heute zugehört haben. Ich freue mich, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind und ganz besonders über ein Abo für unseren Podcast. Dann versäumen Sie auch keine Folge.

Markus Höllriegel

Der DMS-Podcast – Gespräche über Prozesse, die wirken. Wir freuen uns über Ihre Kommentare und Anregungen. Und wenn es ein Thema in den Bereichen Dokumentenmanagement und Geschäftsprozessdigitalisierung gibt, das Sie besonders interessiert, dann lassen Sie es uns über die Kommentare wissen.

Sophia Brandenburg

Und denken Sie dran: Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition. Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen. Bis nächste Woche, wieder Dienstags.