Rechnet sich die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung?

Suzanne van der Cruysse

Der DMS-Podcast.

Suzanne van der Cruysse

Effizienz entscheidet.

Suzanne van der Cruysse

Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.

Markus Höllriegel

Hallo und herzlich willkommen.

Markus Höllriegel

Heute fragen wir uns:

Markus Höllriegel

Rechnet sich die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung – und zwar ganz konkret für einen Lebensmittelgroßhändler.

Markus Höllriegel

Ich bin Markus Höllriegel.

Markus Höllriegel

Schön, dass Sie wieder dabei sind und heute spreche ich wieder mit Rebecca Lanz.

Rebecca Lanz

Servus Markus!

Rebecca Lanz

Wir sprechen heute über eine Frage, die viele Unternehmen umtreibt.

Rebecca Lanz

Lohnt sich die Digitalisierung des Rechnungseingangs mit einem DMS- und Workflowsystem?

Rebecca Lanz

Und zwar nicht nur gefühlt, sondern klar messbar – in Zeit, Aufwand und Kosten.

Rebecca Lanz

Jeder Betrieb hat seine Betriebsseele und jede Branche ihre Besonderheiten, egal ob Handel, Industrie, Handwerk oder Dienstleistung.

Rebecca Lanz

Für unsere Berechnungen wählen wir also ein Beispiel: einen Lebensmittelgroßhandel mit 35 Mitarbeitenden, die regelmäßig mit Eingangsrechnungen arbeiten.

Markus Höllriegel

Finde ich gut.

Rebecca Lanz

Wir wollen sehen, wie viel Zeit sich sparen lässt, wann der Break-even kommt und ob sich das Ganze auch in einem eher konservativen Szenario schnell rechnet.

Markus Höllriegel

Die Rahmenbedingungen stehen fest:

Markus Höllriegel

Wir rechnen mit einer Abschreibungsdauer von fünf Jahren.

Markus Höllriegel

Cloud und On-Premise behandeln wir dabei gleich.

Markus Höllriegel

Die Arbeitsstunde kostet im Schnitt dreiundvierzig Euro vierzig, und im Jahr haben wir zweihundertzehn Arbeitstage.

Markus Höllriegel

Für die Betrachtung legen wir ein On Premise also bei Ihnen in der Firma installiertes DocuWare System zugrunde mit einer best practice Lösung der DMS GmbH.

Markus Höllriegel

Die Zahlen gibt es natürlich auch für die Cloudversion.

Markus Höllriegel

Die Lizenz- und Betriebskosten liegen während der Abschreibung bei 50 Euro pro Nutzer und Monat.

Markus Höllriegel

Nach der Abschreibung sinken sie auf 20 Euro pro Nutzer und Monat.

Markus Höllriegel

Und wir gehen heute bewusst von nur 30 Prozent Personalzeiteinsparung aus. Also eine worst case Betrachtung.

Rebecca Lanz

Lebensmittelgroßhändler haben’s mit einer besonderen Mischung zu tun: viele verschiedene Lieferanten, Teillieferungen, ständig wechselnde Preise und Bonusstaffeln, Leergut.

Rebecca Lanz

Das sorgt für eine hohe Zahl an Eingangsrechnungen und auch an Gutschriften – bei unserem Beispiel sind es etwa eintausendfünfhundert pro Monat.

Rebecca Lanz

Im heutigen Alltag läuft das oft so:

Rebecca Lanz

Rechnungen kommen als Papier oder kommen als PDF ins E-Mail-Postfach, E-Rechnungen sind noch nicht so häufig, die X-Rechnung kann traditionell sowieso nicht bearbeitet werden.

Rebecca Lanz

Danach folgt eine Sichtprüfung, jemand erfasst die Daten von Hand, kontiert, gibt die Rechnung per E-Mail, händisch in ein Postkörbchen oder sogar Zettel in die Freigabe, beantwortet Rückfragen, bucht ins ERP- oder Fibu-System und legt alles in Ordnern ab.

Rebecca Lanz

Zehn Minuten pro Rechnung ist nach der aktuellen Bill entis-Studie ein üblicher Durchschnitt.

Markus Höllriegel

Mit einem digitalen Prozess sieht das deutlich schlanker aus.

Markus Höllriegel

Nehmen wir wieder DocuWare als Beispiel:

Markus Höllriegel

Eingangsrechnungen landen automatisch im System, egal ob per E-Mail, Scanner oder Drag-and-Drop.

Markus Höllriegel

Auch die X-Rechnung ist in DocuWare für den Menschen automatisch lesbar.

Markus Höllriegel

Eine intelligente Erkennung liest Lieferanten, Beträge und andere Stammdaten aus –

Markus Höllriegel

bei Bedarf auch die einzelnen Positionen der Rechnung.

Markus Höllriegel

Ein Workflow mit definierten Regeln prüft, ob Felder fehlen oder Rechnungen doppelt sind, setzt den Eingangsstempel, korrigiert gegebenenfalls eine unkorrekte Schreibweise, bringt per Stempel die Personenkontonummer auf dem Beleg an und - vergibt optional eine interne Belegnummer.

Markus Höllriegel

Die sachliche Prüfung und Freigabe läuft nach klaren Vorgaben, zum Beispiel nach Kostenstellen oder Betragsfreigabegrenzen, und das Ganze funktioniert mobil genauso wie im Büro oder Homeoffice.

Markus Höllriegel

Am Ende gehen die Daten, gegebenenfalls das Belegbild direkt ins ERP oder in die Finanzbuchhaltung wie zum Beispiel Datev, und das Dokument landet automatisch revisionssicher im Archiv.

Rebecca Lanz

Die Bill entis-Studie 2025 zeigt:

Rebecca Lanz

Digitale Verarbeitung kann die Kosten pro Rechnung um 60 bis 80 Prozent senken.

Markus Höllriegel

Der Return on Investment liegt oft schon nach einem halben Jahr vor.

Markus Höllriegel

Und: Digitale Rechnungen können im Schnitt fünf bis sieben Tage schneller bezahlt werden, das sichert Skonto.

Rebecca Lanz

Das sind beeindruckende Werte. Wir bleiben heute trotzdem vorsichtig und rechnen mit unseren 30 Prozent Kostensenkung.

Markus Höllriegel

eintausendfünfhundert Rechnungen pro Monat, zehn Minuten pro Rechnung – das macht fünfzehntausend Minuten oder zweihundertfünfzig Stunden Arbeit im Monat.

Rebecca Lanz

Mit dreißig Prozent weniger Zeitaufwand sparen wir pro Beleg drei Minuten. Das sind fünfundsiebzig Stunden weniger Arbeit pro Monat.

Markus Höllriegel

Und das heißt wiederum: Pro Mitarbeiter und Monat gewinnt das Unternehmen dreiundneunzig Euro durch eingesparte Personalzeit.

Markus Höllriegel

Zieht man davon die Kosten ab, bleiben dreiundvierzig Euro während der Afa,

Markus Höllriegel

beziehungsweise dreiundsiebzig Euro danach.

Rebecca Lanz

Bei fünfunddreißig Mitarbeitern und zwölf Monaten gewinnt das Unternehmen achtzehntausend Euro bzw. dreißigtausend sechshundert Euro,

Rebecca Lanz

Personalzeit, die für sinnvolle wertschöpfende Tätigkeiten verwendet werden kann.

Rebecca Lanz

Der Break-even ist nach ca. sechseinhalb Monaten erreicht.

Markus Höllriegel

Übersetzt heißt das: Jede Person muss während der Afa pro Tag nur etwa vier Minuten einsparen, damit sich das System rechnet.

Markus Höllriegel

Und hinterher ist es noch weniger.

Rebecca Lanz

Das schafft man schon allein durch weniger Suchzeiten.

Rebecca Lanz

und wenn andere Geschäftsprozesse auch digitalisiert werden, dann kommt da richtig viel Zeit zusammen, die man sparen kann.

Markus Höllriegel

Wo genau entsteht diese Zeitersparnis?

Markus Höllriegel

Ein großer Teil steckt schon in der Erfassung.

Markus Höllriegel

Die Software liest automatisch alle relevanten Daten aus – vom Lieferanten über Beträge bis hin zur Umsatzsteuer-ID.

Markus Höllriegel

Tippfehler oder Zahlendreher fallen so weg.

Rebecca Lanz

Dazu kommt die automatische Prüfung. Das System erkennt doppelte Rechnungen oder fehlende Pflichtangaben, falsche Beträge.

Rebecca Lanz

Wenn die Rechnung zu einer Bestellung, oder besser, Liefer- oder Wareneingangsschein passt, kann sie sogar automatisch freigegeben werden.

Markus Höllriegel

Auch die Freigabe selbst läuft deutlich glatter. Keine langen E-Mail-Ketten mehr, keine Körbchen mit unerledigter Post, sondern klare Workflows mit festen Zuständigkeiten.

Markus Höllriegel

Die Buchhaltung weiß jederzeit, wo eine Rechnung steht.

Rebecca Lanz

Im Lebensmittelgroßhandel gibt es bei Waren- aber auch bei Kostenrechnungen ein paar spezielle Herausforderungen:

Markus Höllriegel

Ja, Mengenabweichungen, Kontrakte, tagesaktuelle Preise, Pfandpositionen und so weiter. Wenn Maschinen im Sortiment sind, kommt noch viel hinzu.

Rebecca Lanz

Die Digitalisierung macht die Arbeit für die Mitarbeiter nicht nur stressfreier und angenehmer.

Markus Höllriegel

Sie spart den Unternehmen Geld, besonders wenn andere Bereiche auch noch digitalisiert werden und steigert die Resilienz.

Markus Höllriegel

Rebecca.

Markus Höllriegel

Welcher Bereich fällt Dir noch ein, der durch Digitalisierung entlastet werden kann?

Markus Höllriegel

Die Software ist ja schon mal da, so könnten weitere Digitalisierungsschritte ohne großen finanziellen Aufwand realisiert werden.

Rebecca Lanz

Problem bei einem Betrieb aus Niederbayern waren zum Beispiel die rücklaufenden, das heißt unterschriebenen Ausgangslieferscheine.

Rebecca Lanz

Die Rechnung an den Kunden war schon draußen, auf dem zugehörigen Lieferschein gab es aber sehr oft vom Fahrer bei der Auslieferung händisch angebrachte Änderungen oder einen Vermerk über eine Leergutrücknahme.

Rebecca Lanz

Alle rücklaufenden Lieferscheine mussten angesehen und bei Änderungen Gutschriften erstellt werden.

Rebecca Lanz

Oft kam es auch zu Kundenreklamationen.

Rebecca Lanz

Ein DocuWare Workflow prüft und sortiert nun alle rücklaufenden Lieferscheine, mit der Folge, dass der größte Teil der Lieferungen sofort, weil unverändert fakturiert werden kann.

Rebecca Lanz

Und der andere Teil wird vor der Fakturierung im ERP geändert, sodass die korrekte Rechnung das Haus verlässt.

Markus Höllriegel

Gutschriften gehören jetzt der Vergangenheit an und es geht auch kein Lieferschein mehr verloren.

Markus Höllriegel

Lieferscheine ohne Änderungen müssen nicht mehr angesehen werden.

Markus Höllriegel

Der Geldeingang bei Rechnungen mit geänderten Lieferungen oder mit Leergutabzug erfolgt früher.

Rebecca Lanz

Oder ich denke an die digitale Personalakte - ein Stichwort: Führerscheinkontrolle.

Rebecca Lanz

Aber zur digitalen Personalakte machen wir einen eigenen Podcast-Beitrag.

Markus Höllriegel

Uns fallen noch viele Bereiche ein, in denen sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems messbar lohnt.

Markus Höllriegel

Gehen wir aber zurück zu unseren Eingangsrechnungen.

Markus Höllriegel

Unsere Betrachtungen zur Effizienzsteigerung bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen haben hier nur die Einsparung von Personalzeit im Fokus, ohne dass wir die vielen Nebeneffekte wie weniger Fehler, mehr Audit-Sicherheit oder die eingesparte Archivfläche überhaupt eingerechnet hätten.

Markus Höllriegel

Nicht zu vernachlässigen ist auch die Wirkung auf die Mitarbeiter, wenn man ihnen a weng Stress wegnehmen kann für Aufgaben, die langweilig sind, wie Dokumente suchen.

Markus Höllriegel

Mein Tipp: klein starten. Zum Beispiel mit den Hauptlieferanten, die den größten Teil des Volumens ausmachen. Und dann Schritt für Schritt ausbauen.

Rebecca Lanz

Technisch ist das heute Standard. Wichtig ist vor allem: anfangen – und dann dranbleiben.

Markus Höllriegel

Das war’s für heute im DMS-Podcast.

Markus Höllriegel

Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.

Rebecca Lanz

Weitere interessante Themen gibt es auch im Blog der DMS GmbH www punkt dms minus gmbh punkt d e.

Rebecca Lanz

nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wenn Sie sich darüber informieren wollen, wie Sie Ihr Unternehmen durch Digitalisierung besser und resilienter machen können.

Markus Höllriegel

Oder wenn bei Ihnen die Fachkräfte knapp sind.

Rebecca Lanz

Schreiben Sie uns unter infolein ät d m s minus gmbh punkt d e.

Markus Höllriegel

Rebecca.

Markus Höllriegel

Hat Spaß gemacht mit dir.

Rebecca Lanz

Mir auch, Markus.

Rebecca Lanz

Und danke an alle, die heute zugehört haben.

Markus Höllriegel

Wir freuen uns, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind.

Rebecca Lanz

Der DMS-Podcast – Gespräche über Prozesse, die wirken. Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommt – sondern von innen entsteht.

Markus Höllriegel

Digital. Bewährt. Durchdacht.

Rebecca Lanz

Bis bald.

Rebecca Lanz

Und denken's dran: Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition.

Rebecca Lanz

Servus!