IFS- und HACCP-Audits meistern: Digitales QM für Lebensmittelbetriebe

Suzanne van der Cruysse

Willkommen zum DMS-Podcast.

Suzanne van der Cruysse

Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.

Suzanne van der Cruysse

Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, schauen wir heute, wie digitales Qualitätsmanagement die Lebensmittelbranche transformiert.

Markus Höllriegel

Hallo und herzlich willkommen.

Markus Höllriegel

Ich bin Markus Höllriegel und freue mich, dass Sie dabei sind.

Sophia Brandenburg

Auch von mir ein herzliches Hallo. Ich bin Sophia Brandenburg, heute wieder aus dem Homeoffice.

Sophia Brandenburg

Diesmal sprechen wir über ein Thema, das viele QM-Leiter:innen und Geschäftsführer:innen in der Lebensmittelbranche bewegt.

Markus Höllriegel

IFS-, BRC- und HACCP-Audits sind in der Lebensmittelproduktion oft die größte Stressquelle.

Markus Höllriegel

Zertifikate liegen verstreut, HACCP-Daten fehlen und Arbeitsanweisungen liegen in unterschiedlichen Versionen vor.

Sophia Brandenburg

Und dann steht plötzlich der Auditor vor der Tür.

Sophia Brandenburg

IFS-Audits sind häufig unangekündigt.

Sophia Brandenburg

Die QM-Leitung muss innerhalb weniger Minuten alle Nachweise liefern.

Markus Höllriegel

Das Problem ist, dass viele Betriebe ihre Dokumente noch manuell verwalten.

Markus Höllriegel

Das führt zu Suchzeiten von Stunden oder sogar Tagen.

Sophia Brandenburg

Wir reden hier nicht über Kleinigkeiten.

Sophia Brandenburg

Oft hängen Audit-Ergebnisse direkt mit der Existenzfähigkeit des Unternehmens zusammen.

Sophia Brandenburg

Seit der EU-Verordnung 2021/382 ist eine „angemessene Lebensmittelsicherheitskultur“ Pflicht.

Sophia Brandenburg

Dazu gehören strukturierte Dokumentation, regelmäßige Schulungen und Nachweisbarkeit.

Markus Höllriegel

Auch die GFSI hat die Anforderungen verschärft.

Markus Höllriegel

Standards wie IFS, BRC und FSSC fordern klar nachvollziehbare Prozesse.

Sophia Brandenburg

Und es geht längst nicht mehr nur um Vorschriften.

Sophia Brandenburg

Kund:innen, Behörden und Verbraucher:innen verlangen Transparenz.

Markus Höllriegel

Wer heute nicht vorbereitet ist, riskiert Non-Conformities, teure Sperrungen und Imageschäden.

Sophia Brandenburg

Die Lösung liegt in digitalisierten Prozessen.

Markus Höllriegel

Lass uns die größten Stolperfallen anschauen.

Markus Höllriegel

Erstens: verstreute HACCP-Daten.

Markus Höllriegel

Protokolle liegen auf Fileservern, Zertifikate in E-Mails, Arbeitsanweisungen auf Papier.

Sophia Brandenburg

Zweitens: unklare Versionierung.

Sophia Brandenburg

Viele Auditoren fragen nach der aktuell gültigen Arbeitsanweisung.

Sophia Brandenburg

Ohne digitale Freigabeprozesse entsteht Chaos.

Markus Höllriegel

Drittens: fehlende Lieferantenzertifikate.

Markus Höllriegel

Das kann ganze Chargen blockieren und kostet bares Geld.

Sophia Brandenburg

Und viertens: manuelle QM-Workflows.

Sophia Brandenburg

Freigaben stapeln sich, Reklamationen werden verspätet bearbeitet und Entscheidungen verzögern sich.

Markus Höllriegel

Digitale Systeme wie die QM-Lösung der DMS GmbH mit DocuWare bringen Ordnung ins Chaos.

Markus Höllriegel

Alle QM-Dokumente – HACCP-Pläne, Prüfprotokolle, Lieferantenzertifikate und Arbeitsanweisungen – sind zentral verfügbar.

Sophia Brandenburg

Die Index- und Volltextsuche spart bis zu 60 % der Zeit bei der Dokumentensuche.

Sophia Brandenburg

Zu prüfende Dokumente z.B. Arbeitsanweisungen werden dem Prozesseigner automatisch zum jeweiligen Zeitpunkt mit einer Vorfrist als Workflowaufgabe zugewiesen, sodass das Dokument rechtzeitig geprüft und bearbeitet werden kann.

Sophia Brandenburg

Der anschließende Freigabeprozess ist natürlich auch digital und vollständig transparent.

Sophia Brandenburg

Das reduziert Fehler, Stress und Audit-Risiken.

Markus Höllriegel

Zudem ermöglichen automatisierte Workflows eine saubere Versionierung.

Markus Höllriegel

Sobald ein neues Dokument freigegeben ist, wird die alte Version automatisch zum Zeitpunkt des Gültigkeitsablaufes dem allgemeinen Zugriff entzogen, bleibt aber als historische Version für den Zugriff Berechtigter erhalten.

Sophia Brandenburg

Ein Knopfdruck, und der komplette Audit-Ordner ist so, mit aktuellen Dokumenten vorbereitet.

Sophia Brandenburg

Realtime-Daten machen spontane Audits deutlich entspannter.

Markus Höllriegel

Digitalisierung funktioniert nur, wenn die Mitarbeitenden mitziehen.

Markus Höllriegel

Das Whitepaper zur Lebensmittelsicherheitskultur zeigt ganz klar: Führung und Schulung sind entscheidend.

Sophia Brandenburg

Die Geschäftsführung muss vorleben, dass Lebensmittelsicherheit Priorität hat.

Sophia Brandenburg

Regelmäßige Schulungen, wo erforderlich mehrsprachig, sind Pflicht.

Markus Höllriegel

Gerade in international besetzten Teams ist das entscheidend.

Markus Höllriegel

Kompetenznachweise und automatische Erinnerungen helfen enorm.

Sophia Brandenburg

Eine gelebte Feedback-Kultur stärkt das System zusätzlich.

Sophia Brandenburg

Risiken müssen anonym gemeldet werden können.

Markus Höllriegel

Dadurch lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und beseitigen.

Sophia Brandenburg

Schauen wir auf Zahlen.

Sophia Brandenburg

Digitale QM-Systeme sparen bis zu 60 % der Zeit bei Dokumentensuchen.

Markus Höllriegel

Die Fehlerquote in Prozessen sinkt um bis zu 35 %.

Markus Höllriegel

Auditvorbereitungen, die früher drei Tage gedauert haben, sind heute in 15 Minuten erledigt.

Sophia Brandenburg

Ein weiterer Vorteil: Automatisierte Zertifikatsüberwachung.

Sophia Brandenburg

Systeme erinnern Lieferanten automatisch an fehlende Nachweise.

Markus Höllriegel

Das bedeutet 100 % Verfügbarkeit relevanter Dokumente.

Markus Höllriegel

Das Ergebnis sind weniger Non-Conformities und stabilere Audits.

Sophia Brandenburg

Die Lebensmittelbranche steht vor einem Kulturwandel.

Sophia Brandenburg

Lebensmittelsicherheit wird digital.

Markus Höllriegel

Zukünftig geht es weniger um Pflichtdokumente, sondern um gelebte QM-Prozesse.

Markus Höllriegel

Echtzeit-Daten, automatisierte Analysen und kontinuierliche Verbesserung sind der Standard.

Sophia Brandenburg

Wer heute investiert, schafft nicht nur Audit-Sicherheit.

Sophia Brandenburg

Er schafft Vertrauen bei Kund:innen, Behörden und Mitarbeitenden.

Markus Höllriegel

Und dieses Vertrauen wird zunehmend zum Wettbewerbsvorteil.

Markus Höllriegel

Als Fazit können wir drei Erkenntnisse festhalten:

Markus Höllriegel

Erstens: Ohne digitale Systeme wird QM in der Lebensmittelbranche zunehmend riskant.

Sophia Brandenburg

Zweitens: Automatisierte Workflows und zentrale Dokumentation schaffen nicht nur Audit-Sicherheit sondern sind die Voraussetzung für gelebte QM-Prozesse.

Markus Höllriegel

Drittens: Wer jetzt digitalisiert, spart Zeit, Geld und Nerven.

Markus Höllriegel

Das war’s für heute im DMS-Podcast.

Markus Höllriegel

Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.

Sophia Brandenburg

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und lassen Sie es sich zeigen, wie smart Qualitätsmanagement sein kann.

Sophia Brandenburg

Schreiben Sie an kontakt@dms-gmbh.de.

Markus Höllriegel

Sophia.

Markus Höllriegel

Hat Spaß gemacht mit dir.

Sophia Brandenburg

Mir auch mit Dir, Markus.

Sophia Brandenburg

Das ist ein ganz spannendes Thema und ich finde es auch toll, dass es hierfür smarte digitale Lösungen gibt.

Sophia Brandenburg

Schade dass die Zeit schon vorbei ist.

Sophia Brandenburg

Danke an alle, die heute zugehört haben.

Sophia Brandenburg

Wir freuen uns, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind und ganz besonders über ein Abo für unseren Podcast. Dann versäumen Sie auch keine Folge.

Markus Höllriegel

Der DMS-Podcast – Gespräche über Prozesse, die wirken.

Sophia Brandenburg

Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen.

Sophia Brandenburg

Und denken Sie dran:

Sophia Brandenburg

Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition.

Sophia Brandenburg

Bis nächste Woche, wieder Dienstags.