Digitale Qualitätssicherung in Produktionsbetrieben

Suzanne van der Cruysse

Willkommen zum DMS-Podcast.

Suzanne van der Cruysse

Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.

Suzanne van der Cruysse

Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, machen wir heute sichtbar, welche Vorteile digitales Qualitätsmanagement für Produktionsbetriebe bringt.

Markus Höllriegel

Hallo und herzlich willkommen.

Markus Höllriegel

Ich bin Markus Höllriegel, schön, dass Sie wieder dabei sind.

Markus Höllriegel

Heute geht es um Qualität – und zwar darum, wie man sie durch digitale Prozesse sichert.

Sophia Brandenburg

Und ich bin Sophia Brandenburg, heute wieder aus meinem Homeoffice.

Sophia Brandenburg

Wer in einem mittelständischen Produktionsbetrieb arbeitet, kennt die Herausforderung:

Sophia Brandenburg

Qualität ist nicht nur eine Frage von Maschinen und Materialien, sondern auch von Dokumentation.

Sophia Brandenburg

Ohne definierte, dokumentierte Prozesse verliert man im Audit schnell an Boden.

Markus Höllriegel

Genau dort hakt es oft.

Markus Höllriegel

Nicht, weil die Mitarbeitenden unqualifiziert wären, sondern weil Papier und Excel-Listen keine saubere Dokumentenlenkung gewährleisten.

Markus Höllriegel

Die Folge: veraltete Anweisungen im Umlauf, fehlende Nachweise und viel Stress kurz vor der Zertifizierung.

Sophia Brandenburg

Eine digitale Dokumentenmanagement-Lösung wie zum Beispiel die best-practise-Lösung für Qualitätsmanagement der DMS mit DocuWare setzt hier an.

Sophia Brandenburg

Sie sorgt dafür, dass immer nur die gültige Version, zum Beispiel einer Anweisung, verfügbar ist.

Sophia Brandenburg

Änderungen laufen über definierte Freigabeworkflows, und das System protokolliert jeden Schritt – vom Entwurf bis zur Freigabe.

Sophia Brandenburg

Und die Prüfung und Freigabe werden mit einer digitalen Signatur des jeweils Mitarbeitenden auf dem Dokument sichtbar dokumentiert.

Markus Höllriegel

Aber das Wichtigste: Die Dokumente werden nicht einfach irgendwo abgelegt, sondern aktiv verteilt.

Markus Höllriegel

Mitarbeitende erhalten die neue Version automatisch und bestätigen digital, dass sie sie zur Kenntnis genommen und verstanden haben.

Sophia Brandenburg

Damit entsteht ein lückenloser Nachweis.

Sophia Brandenburg

Wer hat wann welche Version erhalten, wer hat sie wann gelesen – all das ist dokumentiert.

Sophia Brandenburg

Vorbei sind die Zeiten, in denen der QM-Mitarbeitende den Lesebestätigungen nachjagen musste.

Markus Höllriegel

Ein weiterer Vorteil digitaler Dokumentenlenkung liegt in der klaren Rollenverteilung.

Markus Höllriegel

In vielen Produktionsbetrieben sind Arbeitsanweisungen nicht nur für die Belegschaft in der Fertigung relevant, sondern auch für Abteilungen wie Einkauf, Logistik oder Instandhaltung.

Markus Höllriegel

Jede dieser Gruppen benötigt andere Informationen und immer in der jeweils gültigen Fassung.

Sophia Brandenburg

Ein DMS erlaubt es, Zugriffsrechte so granular zu vergeben, dass die Instandhaltung direkt auf technische Prüfanweisungen zugreifen kann, während die Logistik nur Verpackungs- und Versandrichtlinien sieht,

Sophia Brandenburg

der Einkauf sieht wiederum technische Dokumente in dem Umfang, wie er für diese Abteilung erforderlich ist.

Sophia Brandenburg

Das reduziert Fehler, weil niemand versehentlich mit Dokumenten arbeitet, die gar nicht für seinen Bereich bestimmt sind.

Sophia Brandenburg

Zudem lassen sich Verantwortlichkeiten klar zuordnen: Wer ist Prozesseigner beziehungsweise wer darf ändern, und wer prüft die Änderungen und wer gibt sie frei?

Sophia Brandenburg

Diese Fragen beantwortet das System verbindlich und nachvollziehbar.

Markus Höllriegel

Ein besonders eindrucksvolles Beispiel ist der Warenrückruf in der Lebensmittelbranche.

Markus Höllriegel

Jedes betroffene Unternehmen muss eine Verfahrensanweisung dafür bereithalten.

Markus Höllriegel

Wenn ein Verdachtsfall auftritt, entscheidet jede Minute.

Sophia Brandenburg

Ohne Struktur ist das meistens chaotisch, besonders dann, wenn solche Vorfälle selten vorkommen.

Sophia Brandenburg

Die Anweisung liegt möglicher Weise als Papierdokument im Schrank oder irgendwo auf einer Festplatte, und bis klar ist, welche Version gültig ist, vergeht wertvolle Zeit.

Sophia Brandenburg

Im schlimmsten Fall arbeitet eine Abteilung nach der alten Fassung.

Sophia Brandenburg

Und nichts ist gefährlicher, auch für die Reputation, als ein Rückruf, der schlecht oder nicht dokumentiert ist und deshalb schlecht durchgeführt wird.

Markus Höllriegel

Heute läuft das anders.

Markus Höllriegel

Die Verfahrensanweisung liegt im DMS, ist aktuell freigegeben und wird sofort an alle Verantwortlichen verteilt.

Sophia Brandenburg

Ein zweiter Aspekt ist die kontinuierliche Verbesserung.

Sophia Brandenburg

Wenn Änderungen nachvollziehbar gespeichert sind, kann man im Rückblick erkennen, welche Maßnahmen die Qualität tatsächlich verbessert haben.

Sophia Brandenburg

Das ist gelebte ISO 9001: Dokumentieren, Anwenden, Bewerten, Verbessern.

Markus Höllriegel

Ein digital unterstütztes Qualitätsmanagement eröffnet nicht nur die Möglichkeit zur Nachverfolgung, sondern auch zur aktiven Analyse.

Markus Höllriegel

Moderne Systeme bieten Berichte und Auswertungen, die genau zeigen, wo Schwachstellen auftreten.

Sophia Brandenburg

Beispielsweise lässt sich erkennen, ob bestimmte Dokumente besonders häufig geändert werden müssen.

Sophia Brandenburg

Wenn eine Prüfanweisung im Bereich Metallbearbeitung innerhalb eines Jahres fünfmal angepasst wird, ist das ein Signal für einen instabilen Prozess.

Sophia Brandenburg

Das Unternehmen kann gezielt nach Ursachen suchen und den Ablauf stabilisieren.

Markus Höllriegel

Ebenso lassen sich Trends in den Lesebestätigungen erkennen.

Markus Höllriegel

Werden bestimmte Anweisungen regelmäßig spät oder gar nicht bestätigt, deutet das auf Schulungsbedarf oder auf zu komplex formulierte Inhalte hin.

Markus Höllriegel

So liefert das System nicht nur Nachweise für Auditoren, sondern auch wertvolle Informationen für die interne Verbesserung.

Sophia Brandenburg

Darüber hinaus entsteht eine zentrale Wissensbasis.

Markus Höllriegel

Die Nutzung im Alltag.

Markus Höllriegel

funktioniert nur, wenn Dokumente dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.

Markus Höllriegel

Am Bildschirm, auf dem Tablet in der Werkhalle oder über einen Kiosk-Client,

Markus Höllriegel

im Homeoffice, auf der Baustelle

Markus Höllriegel

und das zu jeder Zeit, wenn es sein muss, zum Beispiel bei Risikoeintritt, auch nachts um drei über das Internet.

Sophia Brandenburg

Für alle im Betrieb Beschäftigten, egal an welcher Stelle, ist das eine klare Erleichterung.

Sophia Brandenburg

Sie wissen sofort, mit welcher Anweisung gearbeitet werden muss.

Sophia Brandenburg

Das spart Zeit, verhindert Fehler und nimmt der Qualitätssicherung das Image der Bürokratie.

Markus Höllriegel

Wenn Qualitätsmanagement Prozesse schlanker macht und Sicherheit gibt, steigt auch die Akzeptanz,

Markus Höllriegel

noch dazu, wenn das System so intuitiv und leicht verständlich bedient werden kann, wie die QM-Lösung der DMS GmbH mit DocuWare.

Markus Höllriegel

Das war’s für heute im DMS-Podcast.

Markus Höllriegel

Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.

Sophia Brandenburg

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und machen Sie Ihr Unternehmen durch Digitalisierung besser und resilienter.

Sophia Brandenburg

Schreiben Sie an kontakt@dms-gmbh.de.

Markus Höllriegel

Sophia.

Markus Höllriegel

Hat Spaß gemacht mit dir.

Sophia Brandenburg

Mir auch mit Dir, Markus.

Sophia Brandenburg

Mir fällt noch viel zu dem Thema ein

Sophia Brandenburg

Schade dass die Zeit schon vorbei ist.

Sophia Brandenburg

Danke an alle, die heute zugehört haben.

Sophia Brandenburg

Wir freuen uns, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind und ganz besonders über ein Abo für unseren Podcast. Dann versäumen Sie auch keine Folge.