Digitale Qualitätssicherung in Produktionsbetrieben

Suzanne van der Cruysse

Willkommen zum DMS-Podcast.

Suzanne van der Cruysse

Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.

Suzanne van der Cruysse

Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, machen wir heute sichtbar, welche Vorteile digitales Qualitätsmanagement für Produktionsbetriebe bringt.

Markus Höllriegel

Hallo und herzlich willkommen.

Markus Höllriegel

Ich bin Markus Höllriegel, schön, dass Sie wieder dabei sind.

Markus Höllriegel

Heute geht es um Qualität – und zwar darum, wie man sie durch digitale Prozesse sichert.

Sophia Brandenburg

Und ich bin Sophia Brandenburg, heute wieder aus meinem Homeoffice.

Sophia Brandenburg

Wer in einem mittelständischen Produktionsbetrieb arbeitet, kennt die Herausforderung:

Sophia Brandenburg

Qualität ist nicht nur eine Frage von Maschinen und Materialien, sondern auch von Dokumentation.

Sophia Brandenburg

Ohne definierte, dokumentierte Prozesse verliert man im Audit schnell an Boden.

Markus Höllriegel

Genau dort hakt es oft.

Markus Höllriegel

Nicht, weil die Mitarbeitenden unqualifiziert wären, sondern weil Papier und Excel-Listen keine saubere Dokumentenlenkung gewährleisten.

Markus Höllriegel

Die Folge: veraltete Anweisungen im Umlauf, fehlende Nachweise und viel Stress kurz vor der Zertifizierung.

Sophia Brandenburg

Eine digitale Dokumentenmanagement-Lösung wie zum Beispiel die best-practise-Lösung für Qualitätsmanagement der DMS mit DocuWare setzt hier an.

Sophia Brandenburg

Sie sorgt dafür, dass immer nur die gültige Version, zum Beispiel einer Anweisung, verfügbar ist.

Sophia Brandenburg

Änderungen laufen über definierte Freigabeworkflows, und das System protokolliert jeden Schritt – vom Entwurf bis zur Freigabe.

Sophia Brandenburg

Und die Prüfung und Freigabe werden mit einer digitalen Signatur des jeweils Mitarbeitenden auf dem Dokument sichtbar dokumentiert.

Markus Höllriegel

Aber das Wichtigste: Die Dokumente werden nicht einfach irgendwo abgelegt, sondern aktiv verteilt.

Markus Höllriegel

Mitarbeitende erhalten die neue Version automatisch und bestätigen digital, dass sie sie zur Kenntnis genommen und verstanden haben.

Sophia Brandenburg

Damit entsteht ein lückenloser Nachweis.

Sophia Brandenburg

Wer hat wann welche Version erhalten, wer hat sie wann gelesen – all das ist dokumentiert.

Sophia Brandenburg

Vorbei sind die Zeiten, in denen der QM-Mitarbeitende den Lesebestätigungen nachjagen musste.

Markus Höllriegel

Ein weiterer Vorteil digitaler Dokumentenlenkung liegt in der klaren Rollenverteilung.

Markus Höllriegel

In vielen Produktionsbetrieben sind Arbeitsanweisungen nicht nur für die Belegschaft in der Fertigung relevant, sondern auch für Abteilungen wie Einkauf, Logistik oder Instandhaltung.

Markus Höllriegel

Jede dieser Gruppen benötigt andere Informationen und immer in der jeweils gültigen Fassung.

Sophia Brandenburg

Ein DMS erlaubt es, Zugriffsrechte so granular zu vergeben, dass die Instandhaltung direkt auf technische Prüfanweisungen zugreifen kann, während die Logistik nur Verpackungs- und Versandrichtlinien sieht,

Sophia Brandenburg

der Einkauf sieht wiederum technische Dokumente in dem Umfang, wie er für diese Abteilung erforderlich ist.

Sophia Brandenburg

Das reduziert Fehler, weil niemand versehentlich mit Dokumenten arbeitet, die gar nicht für seinen Bereich bestimmt sind.

Sophia Brandenburg

Zudem lassen sich Verantwortlichkeiten klar zuordnen: Wer ist Prozesseigner beziehungsweise wer darf ändern, und wer prüft die Änderungen und wer gibt sie frei?

Sophia Brandenburg

Diese Fragen beantwortet das System verbindlich und nachvollziehbar.

Markus Höllriegel

Besonders hilfreich ist die automatische Erinnerung bei offenen Aufgaben.

Markus Höllriegel

Wird eine neue Arbeitsanweisung erstellt, erhalten die zuständigen Mitarbeitenden automatisch eine Benachrichtigung mit der Bitte um Prüfung beziehungsweise Freigabe.

Markus Höllriegel

Bleibt die Rückmeldung aus, erinnert das System nach einer definierten Frist erneut.

Markus Höllriegel

das heißt nach definierten Regeln greift ein Eskalationsmechanismus oder eine Vertreterregelung.

Markus Höllriegel

So wird verhindert, dass Dokumente wochenlang in E-Mail-Postfächern oder sonst wo liegen bleiben.

Sophia Brandenburg

Für den Prozesseigner entsteht daraus ein zusätzlicher Nutzen.

Sophia Brandenburg

Er hat mit einem Klick den Überblick über alle offenen Aufgaben im Freigabeprozess, er hat die volle Kontrolle, bis der Freigabeprozess abgeschlossen ist.

Sophia Brandenburg

Das spart nicht nur Zeit, sondern gibt Sicherheit, dass keine entscheidenden Schritte vergessen werden.

Markus Höllriegel

Im Audit ist es damit möglich, den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments transparent darzustellen.

Markus Höllriegel

Von der ersten Erstellung über jede Korrektur bis hin zur aktuellen Fassung.

Sophia Brandenburg

Damit wird deutlich: Digitale Dokumentenlenkung ist mehr als Archivierung.

Sophia Brandenburg

Sie ist ein aktives Steuerungsinstrument, das Qualität in Echtzeit absichert.

Markus Höllriegel

Ein besonders eindrucksvolles Beispiel ist der Warenrückruf in der Lebensmittelbranche.

Markus Höllriegel

Jedes betroffene Unternehmen muss eine Verfahrensanweisung dafür bereithalten.

Markus Höllriegel

Wenn ein Verdachtsfall auftritt, entscheidet jede Minute.

Sophia Brandenburg

Ohne Struktur ist das meistens chaotisch, besonders dann, wenn solche Vorfälle selten vorkommen.

Sophia Brandenburg

Die Anweisung liegt möglicher Weise als Papierdokument im Schrank oder irgendwo auf einer Festplatte, und bis klar ist, welche Version gültig ist, vergeht wertvolle Zeit.

Sophia Brandenburg

Im schlimmsten Fall arbeitet eine Abteilung nach der alten Fassung.

Sophia Brandenburg

Und nichts ist gefährlicher, auch für die Reputation, als ein Rückruf, der schlecht oder nicht dokumentiert ist und deshalb schlecht durchgeführt wird.

Markus Höllriegel

Heute läuft das anders.

Markus Höllriegel

Die Verfahrensanweisung liegt im DMS, ist aktuell freigegeben und wird sofort an alle Verantwortlichen verteilt.

Markus Höllriegel

Jede betroffene Stelle bestätigt digital, dass die Anweisung vorliegt und zur Kenntnis genommen wurde.

Sophia Brandenburg

Beim Eintritt der Rückrufnotwendigkeit stehen ortsunabhängig innerhalb von Sekunden die erforderlichen Informationen zur Verfügung.

Sophia Brandenburg

Und falls im Audit gefragt wird, zeigt das System die komplette Versionshistorie.

Sophia Brandenburg

Von der ersten Fassung bis zur aktuellen, inklusive Begründungen und Freigaben.

Sophia Brandenburg

Und die Dokumente sind über einen sogenannten Hash-Code, das ist sowas wie der Fingerabdruck des Dokumentes, vor unautorisierter Veränderung geschützt.

Sophia Brandenburg

Das ist nicht nur revisionssicher, sondern auch ein Beleg für die Professionalität des Unternehmens.

Markus Höllriegel

Genau das schafft Vertrauen – bei Auditoren, bei Behörden und letztlich auch bei Kunden.

Sophia Brandenburg

Ein zweiter Aspekt ist die kontinuierliche Verbesserung.

Sophia Brandenburg

Wenn Änderungen nachvollziehbar gespeichert sind, kann man im Rückblick erkennen, welche Maßnahmen die Qualität tatsächlich verbessert haben.

Sophia Brandenburg

Das ist gelebte ISO 9001: Dokumentieren, Anwenden, Bewerten, Verbessern.

Markus Höllriegel

Ein digital unterstütztes Qualitätsmanagement eröffnet nicht nur die Möglichkeit zur Nachverfolgung, sondern auch zur aktiven Analyse.

Markus Höllriegel

Moderne Systeme bieten Berichte und Auswertungen, die genau zeigen, wo Schwachstellen auftreten.

Sophia Brandenburg

Beispielsweise lässt sich erkennen, ob bestimmte Dokumente besonders häufig geändert werden müssen.

Sophia Brandenburg

Wenn eine Prüfanweisung im Bereich Metallbearbeitung innerhalb eines Jahres fünfmal angepasst wird, ist das ein Signal für einen instabilen Prozess.

Sophia Brandenburg

Das Unternehmen kann gezielt nach Ursachen suchen und den Ablauf stabilisieren.

Markus Höllriegel

Ebenso lassen sich Trends in den Lesebestätigungen erkennen.

Markus Höllriegel

Werden bestimmte Anweisungen regelmäßig spät oder gar nicht bestätigt, deutet das auf Schulungsbedarf oder auf zu komplex formulierte Inhalte hin.

Markus Höllriegel

So liefert das System nicht nur Nachweise für Auditoren, sondern auch wertvolle Informationen für die interne Verbesserung.

Sophia Brandenburg

Darüber hinaus entsteht eine zentrale Wissensbasis.

Sophia Brandenburg

Statt dass Erfahrungen einzelner Mitarbeitender in Schubladen verschwinden, werden sie dokumentiert und für alle zugänglich gemacht.

Markus Höllriegel

Besonders im Falle von Abweichungen oder Fehlern ist das entscheidend.

Markus Höllriegel

Jede Abweichung kann mit Maßnahmen verknüpft und im DMS gespeichert werden.

Markus Höllriegel

Später lässt sich nachvollziehen, wie das Problem gelöst wurde und ob die Maßnahme wirksam war.

Sophia Brandenburg

Dieses Prinzip des „lernenden Systems“ sorgt dafür, dass Fehler nicht wiederholt werden.

Sophia Brandenburg

Gerade im Mittelstand, wo Ressourcen knapp sind, ist dieser Effekt enorm wertvoll.

Sophia Brandenburg

Wer Wissen auf diese Weise sichert, macht sich unabhängiger von einzelnen Schlüsselpersonen.

Sophia Brandenburg

Und erhöht damit die Resilienz des gesamten Betriebs.

Markus Höllriegel

Für Geschäftsführer und Führungskräfte bedeutet das:

Markus Höllriegel

Sie können im Audit nicht nur zeigen, dass Vorgaben eingehalten werden.

Sophia Brandenburg

Sie beweisen auch, dass das Unternehmen aktiv aus Erfahrungen lernt und Prozesse nachweislich verbessert.

Markus Höllriegel

Die Nutzung im Alltag.

Markus Höllriegel

funktioniert nur, wenn Dokumente dort verfügbar sind, wo sie gebraucht werden.

Markus Höllriegel

Am Bildschirm, auf dem Tablet in der Werkhalle oder über einen Kiosk-Client,

Markus Höllriegel

im Homeoffice, auf der Baustelle

Markus Höllriegel

und das zu jeder Zeit, wenn es sein muss, zum Beispiel bei Risikoeintritt, auch nachts um drei über das Internet.

Sophia Brandenburg

Für alle im Betrieb Beschäftigten, egal an welcher Stelle, ist das eine klare Erleichterung.

Sophia Brandenburg

Sie wissen sofort, mit welcher Anweisung gearbeitet werden muss.

Sophia Brandenburg

Das spart Zeit, verhindert Fehler und nimmt der Qualitätssicherung das Image der Bürokratie.

Markus Höllriegel

Wenn Qualitätsmanagement Prozesse schlanker macht und Sicherheit gibt, steigt auch die Akzeptanz,

Markus Höllriegel

noch dazu, wenn das System so intuitiv und leicht verständlich bedient werden kann, wie die QM-Lösung der DMS GmbH mit DocuWare.

Markus Höllriegel

Dann ist QM nicht nur Pflicht, sondern Teil der Unternehmenskultur.

Sophia Brandenburg

Und das ist der entscheidende Unterschied: Qualität, die nachvollziehbar gelebt wird, statt Qualität, die nur in Ordnern steht oder auf Festplatten rumlungert.

Markus Höllriegel

Damit sind Unternehmen nicht nur auditfest, sondern langfristig wettbewerbsfähig.

Markus Höllriegel

Das war’s für heute im DMS-Podcast.

Markus Höllriegel

Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.

Sophia Brandenburg

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und machen Sie Ihr Unternehmen durch Digitalisierung besser und resilienter.

Sophia Brandenburg

Schreiben Sie an kontakt@dms-gmbh.de.

Markus Höllriegel

Sophia.

Markus Höllriegel

Hat Spaß gemacht mit dir.

Sophia Brandenburg

Mir auch mit Dir, Markus.

Sophia Brandenburg

Mir fällt noch viel zu dem Thema ein

Sophia Brandenburg

Schade dass die Zeit schon vorbei ist.

Sophia Brandenburg

Danke an alle, die heute zugehört haben.

Sophia Brandenburg

Wir freuen uns, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind und ganz besonders über ein Abo für unseren Podcast. Dann versäumen Sie auch keine Folge.

Markus Höllriegel

Der DMS-Podcast – Gespräche über Prozesse, die wirken.

Sophia Brandenburg

Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen.

Sophia Brandenburg

Und denken Sie dran:

Sophia Brandenburg

Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition.

Sophia Brandenburg

Bis nächste Woche, wieder Dienstags.