Digitalisierung im Mittelstand: Faktencheck zur WISO-Doku

Suzanne van der Cruysse

Willkommen zum DMS-Podcast.

Suzanne van der Cruysse

Der Podcast für Geschäftsführung, Digitalisierung und DMS-Strategie.

Suzanne van der Cruysse

Im Rahmen unserer Gespräche über Prozesse, die wirken, beleuchten wir heute eine TV-Doku über den Digitalisierungsstand der Wirtschaft – nicht um uns aufzuregen, sondern um Mythen mit Fakten zu ersetzen und daraus einen machbaren Plan für den Mittelstand zu formen.

Markus Höllriegel

Willkommen.

Markus Höllriegel

Schön, dass Sie da sind. Ich bin Markus Höllriegel. Wenn Sie immer wieder mal mit gerunzelter Stirn vor einem Dokumentenstapel stehen und so gar keine Lust auf die Bürokratie haben, dann bleiben Sie jetzt bei uns.

Sophia Brandenburg

Ich bin Sophia Brandenburg und grüße Sie aus meinem Homeoffice in Berlin. Wir bringen heute Originalzitate aus der Wiso-Doku "Wie digital ist die Wirtschaft", gesendet am 18. August im ZDF. Denn Florian Neuhann zeichnet in seiner Dokumentation ein erschreckendes Bild von Projekten für digitale Archivierung. Jeder Geschäftsführer eines mittelständischen oder kleineren Betriebes fragt sich, wenn er diese Dokumentation gesehen hat, "Warum denn eigentlich?". Wo liegt für mich der Nutzen? Heute machen wir den Faktencheck. Wir werden das geraderücken.

Sophia Brandenburg

Und so geht es schon gleich mal los: Unser Fokus liegt auf durchgängigen digitalen Prozessen und nicht nur auf der Archivierung. Denn nur mit digitalen Prozessen kann eine maximale Effizienz in der Buchhaltung, im Vertragswesen, in der Qualitätssicherung, im Personalbereich oder anderen Unternehmensbereichen nachvollziehbar realisiert werden.

Markus Höllriegel

Wichtig ist die Abgrenzung: Archivierung ist ein Baustein, der Geschäftsprozess ist das Ziel.

Markus Höllriegel

Die Wiso-Dokumentation will wachrütteln, das spürt man in jeder Szene. Kamerafahrten durch Lagerreihen mit Aktenordnern, Close-ups auf Umzugskartons mit Akten bei einem Scan Dienstleister. Man kann darüber schmunzeln – oder es als Einladung nehmen, die eigenen Abläufe ehrlich anzusehen. Die WISO-Doku spricht von Zettelwirtschaft, Funklöchern und veralteter Hardware und lässt viele mit dem Gefühl zurück, dass Digitalisierung ein Fass ohne Boden ist.

Sophia Brandenburg

Viele schrecken vor Paragraphen zurück, obwohl gerade sie Ruhe in die Abläufe bringen. Digitale Belege bleiben digital. Eine E-Rechnung ist keine hübsche Grafik, sondern ein strukturierter Datensatz. Wer sie ausdruckt, nimmt ihr genau das, was die Prüfung später braucht: Maschinelle Auswertbarkeit, Validität, Nachvollziehbarkeit. Klingt trocken, ist aber Alltagserleichterung – weil Suchen aufhört und Finden anfängt. Und bei der X-Rechnung gibt es sowieso nur den Datensatz ohne Belegbild.

Markus Höllriegel

Über „die Hälfte hat bei der Digitalisierung Probleme“ ist ein Stachel. Er trifft, weil er wahr klingt. Aber er sagt nichts darüber, warum die andere Hälfte durchkommt. Der Unterschied liegt selten in der Technik und fast immer in der Haltung. Es beginnt schon mit der Scheu, sich einen externen Profi zu holen, was viel billiger ist, als den Digitalisierungsprozess jahrelang zu verschleppen. Wichtig ist natürlich auch die Erfahrung des Dienstleisters.

Sophia Brandenburg

Er kommt von außen und darf vermeintliche dumme Fragen stellen. Nicht selten wird den Mitarbeitenden der Fachabteilung erst in diesem Explorationsprozess der gesamte Geschäftsprozess bewusst und auch manche Eigentümlichkeiten, die sich im Laufe von Jahren eingeschlichen haben. In einem Kick-Off Workshop werden klare Ziele zu Beginn des Projektes vereinbart, das Projekt sauber erarbeitet. Es wird ein Prozessowner bestimmt, das ist der Mitarbeitende, der inhouse für den Geschäftsprozess verantwortlich ist. Regeln werden also am Anfang, nicht am Ende gesetzt. Und es wird eine Verfahrensdokumentation erstellt und gepflegt, wie man eine Maschine pflegt: regelmäßig, anlassbezogen, ohne Drama.

Markus Höllriegel

Sophia,

Markus Höllriegel

das Stichwort „Verfahrensdokumentation“ klingt doch nach Bürokratie. Wie aufwändig ist denn das?

Markus Höllriegel

Der Rechnungseingang eignet sich, weil Belege aus mehreren Kanälen kommen, definierte Prüfschritte durchlaufen und einen klaren Abschluss haben. Ziel ist ein konsistenter End-to-End-Fluss: Eingang, Erkennung, Archivierung, Plausibilisierung, fachliche und sachliche Prüfung, Freigabe, Buchung. Ein DMS bildet dafür die Aktenlogik ab, sorgt für Audit-Trail, Versionierung, Pflichtfelder, Fristen und Rollenrechte.

Sophia Brandenburg

Die Regel- und Ausnahmewege sind im Verfahren beschrieben und im Workflow hinterlegt, damit auch Abweichungen nachvollziehbar bleiben.

Markus Höllriegel

Die Freigabe hängt nicht an Personen, sondern an Rollen, mit Vertretungen und Eskalationen. So ein digitaler Geschäftsprozess spart bis zu 50 Prozent Personalzeit, reduziert Liegezeiten und verbessert die Termintreue bei Skontofristen und Monatsabschlüssen.

Sophia Brandenburg

Hier werden Infrastruktur-Sanierung und Prozessdigitalisierung vermischt. XP-Rechner zu ersetzen hat nichts mit einem Digitalisierungsprojekt zu tun. Der offizielle Support für Windows XP endete am 8. April 2014, für das Nachfolgebetriebssystem Windows 7 bereits im Januar 2020 und im Oktober 2025 wird es auch bei Windows 10 vorbei sein mit Support und Sicherheitsupdates durch Microsoft. Schon aus Sicherheitsgründen ist die Unterlassung eines Upgrades auf ein supportetes Betriebssystem fahrlässig.

Sophia Brandenburg

Ein moderner DMS-Client wie der DocuWare Client läuft im Webbrowser, daher benötigt die Fachabteilung keine Spezialhardware.

Sophia Brandenburg

Die Ablösung veralteter Betriebssysteme bleibt also eine Sicherheitsaufgabe, sie verhindert aber keinen Pilot mit browserbasiertem Zugriff.

Markus Höllriegel

Die Doku fokussiert stark auf Archivierung, doch in der Praxis ist das nur ein Teil.

Markus Höllriegel

Ausschlaggebend ist der Prozess von der Entstehung bis zur Entscheidung mit dokumentierter Freigabe.

Sophia Brandenburg

Archivierung wird dadurch belastbar, dass der Weg dorthin nachvollziehbar ist und das System Integrität und Vollständigkeit sichert.

Sophia Brandenburg

Im DMS bleiben Originaldateien erhalten, Metadaten beschreiben Inhalt und Status, und der Zugriff folgt Rollenrechten.

Markus Höllriegel

So entsteht Konsistenz über Buchhaltung, Einkauf, QS und anderen Bereichen hinweg, und die Akte bildet den Kontext über den gesamten Lebenszyklus.

Markus Höllriegel

In Audits lässt sich damit nachvollziehen, wer wann was geprüft, freigegeben oder geändert hat, ohne auf E-Mail-Historien angewiesen zu sein.

Markus Höllriegel

Die Aussage, Papier müsse grundsätzlich zusätzlich aufbewahrt werden, ist in dieser Allgemeinheit nicht richtig. Im Gegenteil.

Markus Höllriegel

Elektronische Handelsbriefe (z. B. E-Mails mit Geschäftsinhalt) sind elektronisch im Originalformat und maschinell auswertbar aufzubewahren; reiner Papierausdruck genügt nicht, sagt das Finanzamt Bayern

Sophia Brandenburg

Die GoBD und DSGVO schreiben ja auch Aufbewahrungsfristen bzw. Löschfristen vor. Bei analoger Arbeitsweise sind diese schwer einzuhalten und die Entsorgung kostet nochmals Geld oder viel Zeit. Ein Löschkonzept regelt, wann und wie Unterlagen nach gesetzlichen Fristen entfernt werden, und ist Teil der Verfahrensdokumentation, nach der Löschworkflows im Dokumentenmanagementsystem konfiguriert werden.

Markus Höllriegel

Rollenrechte definieren, wer lesen, prüfen, freigeben oder ändern darf. Jeder sieht nur das, was er sehen soll und was er für seine Arbeit oder Funktion braucht. Die Dokumentrecherche funktioniert aber in Sekundenschnelle.

Markus Höllriegel

Sophia. Ist Dir schon mal passiert, dass Du ein Dokument in den falschen Ordner abgelegt hast?

Sophia Brandenburg

Oh je! Ja! Ich habe es Jahre später per Zufall wiedergefunden. Wenn ich ein digitales Archiv gehabt hätte, hätte ich es per Volltextsuche in Sekunden gefunden, selbst, wenn es mit falschen Indexdaten abgelegt worden wäre.

Markus Höllriegel

Aber nun zum abschließenden Kommentar von Florian Neuhann zu diesem Thema in dieser Dokumentation:

Sophia Brandenburg

Markus, In der Dokumentation kam doch auch der Digitalisierungsberater dieses Unternehmens zu Wort. Aufgeklärt hat der offensichtlich nicht, sonst wäre der Beitrag durch Florian Neuhann wohl anders gestaltet worden. Oder? Die GoBD fordern kein bestimmtes Produkt, sondern ein beherrschtes Verfahren mit Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit und Unveränderbarkeit. „Spezielle Software“ ist nicht erforderlich. Es werden zwar Systeme wie DocuWare zweckmäßiger Weise eingesetzt, aber ein gut beschriebenes Verfahren, das Belege aus dem Scanner auf einem Datenträger des Typs Worm ablegt, bei dem einmal abgelegte Dateien nicht mehr verändert werden können, wäre aus GoBD-Sicht wohl auch in Ordnung.

Sophia Brandenburg

Markus, das Schönste in einem Projekt war für mich immer, wenn Mitarbeitende anderer Abteilungen mich ansprachen und fragten: "Wann kommen wir dran?"

Sophia Brandenburg

Wenn der Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung nach drei Wochen bereits produktiv lief und die Mitarbeitenden in der Buchhaltung echt entlastet wurden, hat sich das schnell rumgesprochen.

Sophia Brandenburg

In einem anderen Projekt konnte ich einen Unternehmer überzeugen, vor dem Wechsel des ERP-Systems, der bei den Mitarbeitern teils auf großen Widerstand stieß, einen kleinen sehr zeitfressenden Geschäftsprozess aus der Auftragsbearbeitung vorab zu digitalisieren. Das Projekt wurde ein großer Erfolg und die Angst einiger Mitarbeiter vor den geplanten Veränderungen verschwand.

Markus Höllriegel

Legen Sie den Startpunkt für zum Beispiel den Rechnungseingangsprozess oder einen anderen Geschäftsprozess, der viel Zeit frisst, fest und benennen Sie einen Prozess-Owner im Fachbereich.

Markus Höllriegel

Sehen Sie sich mit diesem zusammen Best Practise Lösungen wie die von der DMS GmbH an.

Sophia Brandenburg

und binden Sie den auch in die Entscheidungsfindung ein. Entscheiden Sie zeitnah! Denn der frische Eindruck, den Sie in der Präsentation gewinnen, verblasst, Details verschwinden aus der Erinnerung. Lassen Sie sich nicht auf Hilfslösungen ein wie Scannen und auf SharePoint im Verzeichnisbaum ablegen, Sie haben dann zwar auch digitalisiert, jedoch dürfen Sie in diesem Fall Ihre Papierdokumente tatsächlich noch körperlich aufbewahren und für digitale Dokumente geht das überhaupt nicht.

Markus Höllriegel

Damit sind wir am Ende unseres Faktenchecks, der keiner gegen die Doku ist, sondern einer für Ihren Betrieb. Fassen wir nochmals zusammen: Die WISO-Doku vermischt Alt-IT-Belastungen mit Prozessdigitalisierung. Sie fokussiert auf Archivierung und verfehlt damit die Managementperspektive und verkennt den Rechtsrahmen zu elektronischen Belegen und das Prinzip des ersetzenden Scannens

Sophia Brandenburg

Unternehmen benötigen geleitete Prozesse, in denen Dokumente geprüft, freigegeben und gegebenenfalls im Kontext mit Daten aus Drittsystemen angereichert und geführt werden.

Markus Höllriegel

Ein System wie DocuWare liefert dafür die technischen Funktionen; die Organisation liefert Verfahren, Verantwortung und Messung, der Dienstleister die Konzeption und Umsetzung.

Markus Höllriegel

So entstehen hoch effiziente digitale Geschäftsprozesse, statt nur gefüllter Archive.

Sophia Brandenburg

Wer den Einstieg eng wählt und konsequent führt, reduziert Risiken, beschleunigt Abläufe und erhöht die Transparenz für interne und externe Prüfungen.

Sophia Brandenburg

Das Ergebnis ist ein belastbares, wiederholbares Vorgehen, das auf weitere Prozesse übertragbar ist.

Markus Höllriegel

Letzter Gedanke – und vielleicht der wichtigste. Digitalisierung ist kein Technik-Projekt. Es ist ein Organisations-Projekt mit Technik. Wenn man es so betrachtet, verschwinden viele Hürden. Dann zeigen die Fachbereiche den Weg, der Dienstleister oder auch die eigene IT bauen die Straße, und die Geschäftsführung setzt die Richtung.

Markus Höllriegel

Das war’s für heute im DMS-Podcast. Dank an Gerhard von Sachsen Gessaphe für Script und Produktion.

Sophia Brandenburg

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf und machen Sie Ihr Unternehmen durch Digitalisierung besser und resil ienter.

Sophia Brandenburg

Schreiben Sie an kontakt@dms-gmbh.de

Sophia Brandenburg

Danke an Sie, dass Sie heute zugehört haben.

Sophia Brandenburg

Ich freue mich, wenn Sie beim nächsten Mal wieder dabei sind und ganz besonders über ein Abo für unseren Podcast. Dann versäumen Sie auch keine Folge.

Markus Höllriegel

Der DMS-Podcast – Gespräche über Prozesse, die wirken.

Sophia Brandenburg

Weil Widerstandsfähigkeit und Erfolg nicht von außen kommen – sondern von innen entstehen.

Sophia Brandenburg

Und denken Sie dran:

Sophia Brandenburg

Digitalisierung ist keine Kostenfrage, sondern eine Zukunftsinvestition.

Sophia Brandenburg

Bis nächste Woche, wieder Dienstags.